PERKEMBANGAN
TEKNOLOGI PERKANTORAN
A. Pengertian Teknologi Perkantoran
Teknologi adalah cara melakukan
sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga
seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh,
panca indera, dan otak manusia.
Teknologi perkantoran itu sendiri
adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan tugasnya dalam kegiatan
administrasi ( Tedja Purnama, 1989;1). Kegiatan tersebut antara lain seperti
mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan –
bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.
Dari pengertian diatas kita dapat
mengetahui bahwa teknologi perkantoran berkaitan dengan penggunaan peralatan
dan mesin mesin atau teknologi untuk membantu manusia dalam melaksanakan
perkerjaan administrasi yang dilakukan dikantor.
B. Perkembangan Teknologi Perkantoran
dan Pengaruhnya
Peralatan
dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntunan perkembangan zaman dan
teknologi yang ada , contoh sederhana yang cukup jelas misalnya dibidang
penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat yang dipakai adalah mesin tik
dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai menggunakan mesin fotocopy dan
computer yang canggih, yang dapat mengirimkan data dari satu tempat ketempat
yang lain bahkan dengan kemajuan internet pengiriman data dapat dilakukan
dengan jarak yang berbeda dan mungkin juga antar Negara. Kemajuan dan
kompleksitas teknologi perkantoran sedikit banyak akan membawa dampak terhadap
pekerjaan itu sendiri, prosedur kerja maupun terhadap pekerjaan itu.
Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan,
prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak
negatifnya.
a.
Dampak
positif terhadap ketenagakerjaan yaitu:
·
Peningkatan
mutu tenaga kerja
·
Meningkatkan
kegairahan dan kedisiplinan kerja
·
Meningkatkan
penghasilan bagi tenaga kerja
·
Meringankan
tanaga dan pikiran pegawai
·
Manfaat
terhadap prosedur kerja yaitu
·
Mempercepat
penyelesaian pekerjaan
·
Mempermudah
menyelesikan pekerjaan
·
Meningkatkan
mutu hasil pekerjaan kantor
·
Mempertinggi
jumlah hasil perkerjaan
·
Memenuhi
standar mutu tertentu
·
Memperoleh
keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor
b.
Dampak
negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali
terutama yang menyangkut ketengakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut :
·
Megurangi
penggunaan tenaga kerja dan barakibat menambah pengangguran
·
Kesulitan
untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterapilan tertentu
·
Menimbulakan
rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan
·
Dapat
menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya
·
Penggunaan
mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan
biaya.
OTOMATISASI PERKANTORAN
A. Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal
terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada orang yang berbeda
di dalam maupun diluar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran
merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikkan
proses pelaksanaan pekerjaan. Otomatisasi merupakan penggunaan mesin-mesin untuk
menjalankan tugas fisik perkantoran yang dilakukan oleh manusia.
B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
1. Penggabungan dan
penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses
pelaksanaan pekerjaan dikantor
3. Otomatisasi
memberikan kemampuan Pemecahan masalah kelompok
4. Otomatisasi adalah
pelengkap dalam perkantoran, bukan pengganti
5. Meningkatkan
produktifitas dan efektifitas pekerjaan
6. Meminimalkan biaya
dan waktu
7. Peningkatan
komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat
C. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
1.
Word Processing
Word Processing
adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan
beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
2.
Electronic Mail / E-mail
Electronic Mail
dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon
konvesional.
3.
Voice Mail
Voice Mail hampir
sama dengan Electronic Mail. Perbedaannya ketika akan mengirimkan pesan dengan
mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan
menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.
4.
Electronic CalendaringElectronic Calendaring merupakan
penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah
ditetapkan oleh manajer.
5.
Audio Conferencing
Merupakan
penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara
orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
6.
Video Conferencing
Video Conferencing
melengkapi signal audio dan signal video. Orang yang berada dalam suatu lokasi
dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi
konferensi dilakukan.
7.
Computer Conferencing
Merupakan
penggunaan jaringan computer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk
melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.
8.
Facsimile Transmission
Aplikasi ini biasa
disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca
tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di
ujung yang lain.
9.
Video Text
Merupakan
penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar
crt.
10.
Image Storage and Retrieval
Aplikasi ini
digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali
dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
11.
Desktop Publishing
Desktop Publishing
merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang
dihasilkan oleh typesetter
D. Fasilitas Dalam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
Teknologi
Perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang
dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. Dilihat dari tenaga
penggeraknya, yaitu :
§ Mesin manual ialah
mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
§ Mesin listrik
(elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau
baterai.
b. Dilihat dari cara
kerja dan komponen mesinnya, yaitu :
§ Mesin mekanik yaitu
mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
§ Mesin elektronik
yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.
c. Dilihat dari
fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu :
§ Mesin-mesin untuk
mencatat bahan keterangan diantaranya;
- Mesin tulis - Mesin dikte
- Mesin tulis - Mesin dikte
-
Mesin penomor -
Asahan pensil
E. Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan
Otomatisasi Perkantoran
a. Kelebihan Penggunaan Otomatisasi Perkantoran
ü Meningkatkan Produktifitas Kerja
ü Meningkatkan
Efisiensi Waktu dan Tenaga
ü Alur
Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat
b. Kerugian Penggunaan
Otomatisasi Perkantoran
ü Menjadi Ketergantungan akan
teknologi
ü Akan adanya penggantian kerja yang
dulunya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh system OA
ü Banyaknya ahli-ahli komuter yang
tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti pencurian data
rahasia
VIRTUAL OFFICE ( KANTOR MAYA)
A.
Pengertian Virtual Office
Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik
telah membuka cara baru melakukan
pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya,
pekerjaan tersebut dapat dilakukan
di manapun saat itu pegawai berada. Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya,
yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja
tersebut terhubung dengan
lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik.
Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat
komputer mikro dan peralatan
komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Pada
saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data,
selanjutnya istilah telecomutting diperkenalkan karena kelihatannya hal itu
merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (comutte) ke tempat
kerja secara elektronik. Telecommuter
pertama antara lain adalah ilmuwan komputer seperti progamer sistem, yang menyadari bahwa mereka
dapat menciptakan perangkat lunak di rumah sama seperti di kantor.
B.
Keuntungan
Kantor Maya
Kantor maya mengatasi kendala fisik
dari tempat kerja sehingga menghasilkan beberapa keuntungan, sebagai berikut:
1. Pengurangan biaya fasilitas,
perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan
kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, dari pada
menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti
halnya para peserta dalam suatau LAN saling
berbagi sumber daya.
3.
Jaringan
komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan
komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya.
4.
Beberapa
anggota tim virtual tidak perlu datang ke tempat kerja,
5.
Memungkinkan
perusahaan mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa batasan geografis.
Geografis memanglah bukan kendala dalam Virtual Office ini.
6.
Pekerja
menjadi lebih fleksibel. Karyawan hanya duduk dan saling berkomunikasi di waktu
yang sama, meskipun tanpa tatap muka.
C.
Kerugian
Kantor Maya
Jika perusahaan berkomitmen pada
strategi kantor maya, perusahaan itu melakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak
negatifnya, antara lain:
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai
tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan
menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena
pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka
dapat dibuang sewaktu-waktu.
3. Semangat kerja yang rendah, sejumlah
fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai.
4. Kesulitan dalam mengelola kinerja tim. Karena
tidak adanya tatap muka, jadi pembentukkan susunan kinerja juga menjadi
kendala. Termasuk dalam pengeleloaannya.
5. Kesalahah pahaman dalam komunikasi. Komunikasi
yang tidak adanya interaksi sosial, juga dapat menjadikan sebuah masalah
bagaimana menyikapi terhadap sesuatu. Terjadi perbedaan sudut pandang, jadi
wajar saja jika dalam organisasi maya ini terjadi salah paham.
6. Bekerja pada sebuah proyek melalui virtual
workspace menyebabkan kurangnya visibilitas proyek.
7.
Kesulitan
menghubungi anggotan lain ( pesan instan). Pesan yang di sampaikan selalu
berbau instan dan jarang untuk bertatap muka.
8. Perbedaan zona waktu. Perbedaan waktu juga
harus di perhatikan dalam organisasi maya ini geografi memang tidak masalah,
tapi dari segi waktu harus diperhatikan.
JENIS-JENIS MESIN KANTOR
1.
Mesin
Ketik Manual
Adalah mesin yang pertama yang digunakan untuk mencetak
kata.
Merupakan mesin ketik pertama yang
digunakan dalam kegiatan perkantoran mesin ini digunakan tanpa memerlukan
listrik
Jenis-jenis mesn ketik manual:
·
Standar yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang
rol/gandaran mulai dari 13 sampai dengan 27. Mesin tik ini dapat dipergunakan
untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas double
folio.
·
Semi standar yaitu mesin tik berukuran 13 mesin tik ini juga
dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan dengan menggunakan kertas
berukuran ½ kali folio
·
Portable yaitu mesin tik yang menggunakan panjang
rol/gandaran 9 ½ hingga 10. Mesin ini akan dianggap sangat praktis karena
terbentuknya yang mudah dibawa kemana-mana
2.
Mesin
Ketik Elektronik
Adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan
mempergunakan tenaga listrik
Mesin ketik ini memiliki cirri-ciri sebagai berikut:
· Tenaga
penggeraknya menggunakan tenaga listrik
· Komponen
dan cara kerja mesin mekanis
· Tulis-tulisannya
seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar
Jenis huruf-huruf mesin tik elektrik antara lain
· Mesin tik
elektrik dengan system huruf batang
· Mesin tik
elektrik dengan system huruf bola
3.
Mesin
Hitung Manual
Mesin jumlah manual adalah mesin yang dapat menghitung
perkalian yang sederhana tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga
untuk mencapai hasilnya relatif lama. Mesin jumlah manual termasuk salah satu
jenis mesin hitung karena berupa mesin yang dipergunakan untuk menghitung
angka-angka.
Jenis-jenis mesin hitung :
v Menurut
kemampuannya dibedakan menjadi:
a. Mesin
jumlah : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi dan
mengalikan sederhana.
b. Mesin
hitung : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi, mengalikan,
membagi.
v Menurut
tenaga penggeraknya dibedakan menjadi:
a. Mesin
hitung tangan : mesin hitung yang digerakkan dengan tangan (tenaga manusia),
dilengkapi dengan engkol.
b. Mesin hitung listrik : mesin hitung
yang digerakkan dengan tenaga listrik.
v Menurut
cara kerja dan komponen mesinnya dibedakan menjadi:
a. Mesin
hitung mekanik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.
b. Mesin
hitung elektronik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya terdiri
dari elemen elektronik, berupa rangkaian kabel-kabel, tidak saling bergerak,
biasanya digerakkan dengan tenaga listrik atau batere.
v Menurut
jumlah kunci-kuncinya dibedakan menjadi:
a. Mesin
hitung berkunci sepuluh : mesin yang jumlah kuncinya tidak begitu
banyak. Pada papan kunci terutama berisi tuts angka 0 samapi 9.
b. Mesin hitung
berkunci penuh : mesin hitung dengan kunci / tuts pada papan kunci jumlahnya
banyak sehingga tampak memenuhi papan tuts tersebut.
v Menurut
penyajian hasilnya dibedakan menjadi:
a. Mesin
hitung pencetak : mesin hitung yang mencetak angka-angkanya pada kertas hitung
/ kertas roll.
b. Mesin
hitung tidak mencetak : mesin hitung yang tidak, mencetak angka-angkanya pada
kertas hitung
4.
Mesin
Penjilid
1.
Mesin pejilid dapat dibedakan menjadi :
v Menurut
jenisnya dapat dibedakan atas:
a.
Mesin penjilid buku yang bentuknya lebih besar dipergunakan
untuk menjilid buku-buku dalam jumlah besar.
b.
Mesin penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil
dipergunakan untuk menjilid laporan dengan pejepit plastik atau kawat spiral.
v Menurut
tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:
a.
Mesin penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan.
b.
Mesin penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga
listrik.
2.
Ciri-ciri mesin penjilid
v Penjilidan
menggunakan plastik berbentuk spiral dengan hasil jilidan menyerupai album
foto.
v Bagian
tepi kertas laporan yang akan dijilid diberi lubang-lubang lebih dahulu.
v Tenaga
penggerak tangan
v Cara kerja
dan komponen mesinnya mekanis.
3.
Cara kerja mesin penjilid
v Tepi
kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.
v Gigi
plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan kedalam lubang-lubang kertas
sampai seluruhnya rapi.
v Untuk
membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.
4.
Cara pemeliharaan mesin penjilid
v Seluruh
permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.
v Setelah
dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihakan.
v As dan per
mesin sesekali diberi pelumas.
5.
Macam-macam plastik penjilid yaitu:
v Plastik
penjilid bulat
v Plastik
penjilid oval
v Plastik
penjilid punggung sempit.
KLASIFIKASI
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR
A. Macam Peralatan Kantor di Gedung Perkantoran Modern
Peralatan ini bersifat wajib dimiliki oleh sebuah kantor untuk menunjang kegiatan sehari-hari didalam kantor.
1. Komputer
Komputer adalah alat yang dipakai
untuk mengolah data menurut perintah yang tekah diinputkan sebelumnya. Zaman
sekarang komputer merupakan salah satu peralatan utamadalam perkantoran modern.
2. Printer
Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim
oleh komputer baik berupa teks, gambar,
tabel ataupun foto.
3.
Mesin Fotocopy
Mesin Fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin atau
menggandakan kembali dokumen sengan
menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik.
4. Scanner
Scanner adalah suatu alat
elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotocopy. Hasil dari scanner
ditampilkan dulu pada layar monitor
computer, kemudian dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga hsilnya lebih
bagus.
5.
Mesin Laminating
Mesin Laminating adalah mesin untuk melaminasi atau
melapisi kertas dengan plastic atau film. Mesin ini biasanya ada pada kantor
yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, pembuatan kartu identitas,
misalnya KTP, SIM.
6. Mesin
Ketik
Mesin Ketik adalah suatu mesin atau alat elektronik
yang dilengkapi dengan set timbol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan
huruf tercetak pada kertas.
B.
Perlengkapan Perkantoran
1. Pengertian
perlengkapan kantor
Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang
digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang
diharapkan. Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan
kantor. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses suatu
pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan
efisien. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan
kantor yaitu:
o Untuk
menunjang aktivitas pekerjaan kantor;
o Mempermudah
dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;
o Memperoleh
hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;
o Sebagai
asset dan pelengkap kantor.
2. Jenis-Jenis
Perengkapan Kantor
a. Barang
bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
ü Barang
habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai.
Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa
meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas, karet penghapus,
pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.
ü Barang
tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan
tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya: mesin tik, pelubang kertas,
gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head
projector), dan sebagainya.
b.
Barang tidak bergerak, misalnya tanah,
gedung, dan bangunan.
3. Istilah-Istilah
Perlengkapan Kantor
Ada beberapa istilah yang berkenaan
dengan perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut.
1.
Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis
dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor, benda tersebut tidak tahan lama. Misalnya:
kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya.
2. Mesin-mesin
kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata
usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik.
3. Peralatan
kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam
pekerjaan tata usaha. Misalnya : peralatan kantor terdiri atas
mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).
4.
Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor yang pada
umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata
usaha. Misalnya: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.
5. Perabot
kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang telah
melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor. Misalnya :
lemari yang telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.
6.
Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada
umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor. Misalnya :
gambar-gambar atau foto-foto, dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.
7. Pesawat
kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk
mengadakan komunikasi. Misalnya: interkom, telepon, faksimile, handphone,
dan sebagainya.
8. Alat
bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi
antara penyaji dengan pendengar. Misalnya:tape recorder, video tape recorder,
televise, dan sebagainya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar