OTOMATISASI PERKANTORAN
1.
Pengertian
Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal
terutama yang berkaitandengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang
berbeda didalam maupun di luar perusahaan.Dengan kata lain otomatisasi
perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologitinggi
melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.Asal mula otomatisasi
perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processinguntuk
menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya.
Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBMmemasarkan mesin yang disebut
Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yangdapat mengetik
kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.Kata
"Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk
menjalankan tugas fisikyang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor
biasanya dikenal dengan istilah OfficeAutomation atau OA.Read More
2.
Tujuan
Otomatisasi Perkantoran
OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja
melalui:
1. Meminimalkan/Penghindaran
Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputermenunda
penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2.
Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan
antara manajeruntuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka
memecahkan masalah.
3. Pelengkap
Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal
tradisional- percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada
memo, dan sejenisnya.
4. Penggabungan
dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet,satelit,
dll
.5.
Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office
Automationmemungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen
secara lebih cepat dan lebihbaik.
3. Manfaat
Otomatisasi Perkantoran
Agar siswa lebih tahu dalam hal pemanfaatan sistem otomatisasi kantor yangmampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah
laporan dengan waktu yang lebihcepat, efisien serta dapat meminimalisasi
kesalahan dalam input atau User error.
Pendapatan yang lebih tinggi &
penghindaran biaya. Kompter tidak menggantikan pekerjaan saat ini,
tetapin computer menunda penambahan pegawai yang di pelukan untuk menangani
beban kerja yang bertambah. Pemecahan masalah kelompok/tim. Cara OA
berkontribusi ke dan dari manager membuatnya sangat cocok di terapkan
untuk pemecahan masalah kelompok. Pelengkap bukan pengganti. Suatu cara
berkomunikasi bisnis, OA (Office Automation) bukan tanpa keterbatasan.
4. Penguna Otomatisasi Perkantoran
Penguna
otomatisasi perkantoran ada 4 tingkat yaitu:
a. Manajer , adalah orang-orang yang
bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.
b. Professional, orang yang tidak
mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka
dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan
lain-lain.
c. Sekretaris,
biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai
tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal
pertemuan.
d. Pegawai
administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris,
seperti mengoperasikan
5. Aplikasi Otomatisasi
Perkantoran
Berikut adalah beberapa aplikasi otomatisasi kantor yang
sering digunakan :
1.Pengolahan
Kata (Word Processing)
Penggunaan
alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. Pengolahan
kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer
menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif. Contoh : Ms Word
2. Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)
Penggunaan
jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan
menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat
pada telepon konvensional
3.Voice Mail
Voice mail
persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika akan hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah
dikirimkan.
4.Transmisi faximile (Fax)
Penggunaan
peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel
komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah
diimplementasikan dan dioperasikan (jalur telepon sebagai channel,
mengoperasikannya seperti mesin foto kopi.
5. Konferensi Audio (Audio Conference)
Penggunaan
peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang
yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio
conferencing adalah aplikasi OA pertama yang masih banyak digunakan. Hanya
memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Daya tarik konfrensi
audio :
1. Biaya peralatan yang diperlukan
terjangkau
2. Orang-orang merasa santai berbicara
di telepon
3. Menghemat waktu persiapan
6.Macam-Macam Sistem Komonikasi
Otomatisasi
Ada
6 sistem komonikasi otomatisasi
1. System Komunikasi Elektonik
System
komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system
teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu,
grup-grupkerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah
e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board system.Bulletin board system
(BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yangmemungkinkan suatu pesan
disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dandidesain oleh orang lain
2. System Kolaborasi Elektronik
Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu
system yang tidak hanya pertukarankomunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana
informasi atau pesan tersebut digunakanuntuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang
ada pada OA, yang tergolong dalam systemkolaborasi adalah teleconference dan
telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh
pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya
3. System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik
System publikasi elektronik
(electronic publishing system) adalah penggunaan teknologiinformasi untuk
keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi darisystem
pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing,
elektonikdocument management, presentase graphics dan multimedia
presentation.Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan
documentyang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat
diakses dandiproses kembali.Presentation graphic digunakan untuk menampilkan
grafik yang akan dipresentasikan.Sedangkan multimedia presentation tidak hanya
mempresentasikan grafik saja, tetapimemungkinkan untuk mempresentasikan dalam
beberapa bentuk media seperti teks,grafik, foto, suara dan video.
4.
System
Pengolahan Kantor
System
pengolahan kantor (office management systems) merupakan system
kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk
mengorganisasikanaktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system
ini adalah desktopaccessories dan electronic scheduling atau kalender
elektronik.Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator,
kalender, jam, notepad,daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic
scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja
mereka.
5.
System Elektronik Formal
System Elektronik Formal didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur
tertulis. Diterapkan diseluruhperusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi,
mirip dengan SIM
6.
System
Elektronik Informal
System Elektronik Informaltidak direncanakan atau diuraikan secara
tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saatdiperlukan oleh perorangan untuk
memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS
7. Keuntungan Dan Kerugian
Otomatisasi Perkantoran
a. keuntungan penggunaan otomatisasi
perkantoran
1. Meningkatkan
Produktifitas Kerja
2. Meningkatkan
Efisiensi Waktu dan Tenaga
3. Alur
Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat Dll
b. kerugian penggunaan
otomatisasi perkantoran
1. Menjadi Ketergantungan akan teknologi
2.
Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh system OA
3. Banyaknya
ahli-ahli komuter yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan
seperti pencurian data rahasia.
8. Dampak Positif Dan Negatif Otomatisasi Perkantoran
a. Dampak positif
otomatisasi perkantoran
Mendorong
untuk belajar keterampilan baru. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat
dialihkan ke mesin-mesin. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki
kesalahan-kesalahan. Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan
peralatan, teknologi/elektronik, programmer dan rekayasa software. Kesempatan
untuk memperpendek dari kerja setiap minggu. Lebih sedikit pekerjaan
b. dampak negative otomatisasi perkantoran
Cenderung karyawan
menjadi “machine-minders”. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan
seperti layar, printer dan sebaginya. Kehilangan kontak personal, karena
penyampaian informasi dilakukan oleh mesin. Implikasi terhadap pemberi
pekerjaan. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem
elektronik. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan
9. Model Otomatisasi
Perkantoran
Keterangan Gambar diatas adalah :
Karena OA
tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi padaisi informasi.
Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIAmengumpulkan datanya).
Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer
sepertipengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer . Pemecah
masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkanperusahaan dengan
lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkinberada di kedua area
tersebut. Model tersebut juga
mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi
video dan audio.
VIRTUAL OFFICE (KANTOR MAYA)
A.
Pengertian
Kantor Maya
Virtual
office atau
sering juga disebut sebagai kantor maya adalah otomasi proses bisnis yang
sebelumnya secara manual (document –driven) menjadi otomatis (electronic-driven)
sehingga dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnis adalah dokumen dalam
bentuk elektronik, bukan hard copy. Dalam dunia Virtual ini
juga ada kantor atau lokasinya.
Kantor maya merupakan
suatu bangunan kantor yang menawarkan beberapa layanan seperti layanan telepon,
layanan faks, dan layanan web hosting. Kantor virtual juga merupakan istilah
umum untuk suatu lingkungan yang memungkinkan jaringan rekan kerja untuk
menjalankan usaha secara efisien dengan menggunakan teknologi komunikasi
online. Pengguna dapat mengakses data dari perangkat apapun ( PC, Laptop, PDA,
smartphone, dll) yang dilengkapi web dan internet.
Virtual office ini
beranggotakan tim-tim yang saling bekerjasama yang disebut dengan tim maya atau
tim yang terpisah secara geografis (GDT) yaitu sekelompok orang yang bekerja
diseluruh waktu, ruang, dan dengan batasbatas organisasi diperkuat oleh link
webs komunikasi teknologi. Karena terpisah secara geografis maka organisasi
boleh untuk menyewa dan mempertahankan orang-orang terbaik tanpa memperhatikan
lokasi. Anggota tim virtual berkomunikasi secara elektronik, sehingga mereka
mungkin tidak pernah bertemu muka. Namun sebagian besar tim akan bertemu pada
suatu waktu. Virtual tim ini tidak berarti teleworker karena banyak tim virtual
dalam organisasi terdiri dari karyawan baik yang bekerja dirumah dan
kelompokkelompok kecil di kantor.
Tujuan Kantor Virtual
timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada
penekanan biaya yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan
kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang
signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor
tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi
perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan
perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor virtual
seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara
cepatyang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara
virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
B.
Kelebihan
dan kekurangan dari Virtual Office
Dalam kantor maya ini
ada keuntungan dan kelemahan, diantaranya adalah
a) Keuntungan
~ Beberapa anggota tim virtual tidak perlu
datang ke tempat kerja, sehingga
perusahaan tidak perlu mempekerjakan cleaning service, atau ruang
parkir. Sebab pada dasrnya dengan bekerja tanpa tatap muka pun, virtual office
telah mendukungnya.
~ Mengurangi biaya perjalanan karyawan.
Karena karyawan tidaklah harus
bertemu pada satu lokasi yang sama dan waktu yang terburu – buru. Karyawan
hanya menyalakan komputer dan duduk manis pada waktu yang bersama.
~ Memungkinkan perusahaan mendapatkan karyawan
yang berbakat tanpa batasan geografis. Geografis memanglah bukan kendala dalam
Virtual Office ini.
~ Pekerja menjadi lebih fleksibel. Karyawan
hanya duduk dan saling berkomunikasi di waktu yang sama, meskipun tanpa tatap
muka.
b) Kelemahan
~ Kesulitan dalam
mengelola kinerja tim. Karena tidak adanya tatap muka, jadi pembentukkan
susunan kinerja juga menjadi kendala. Termasuk dalam pengeleloaannya.
~ Kesalahah pahaman
dalam komunikasi. Komunikasi yang tidak adanya interaksi sosial, juga dapat
menjadikan sebuah masalah bagaimana menyikapi terhadap sesuatu. Terjadi
perbedaan sudut pandang, jadi wajar saja jika dalam organisasi maya ini terjadi
salah paham.
~ Bekerja pada sebuah
proyek melalui virtual workspace menyebabkan kurangnya visibilitas proyek.
~ Kesulitan
menghubungi anggotan lain ( pesan instan). Pesan yang di sampaikan selalu
berbau instan dan jarang untuk bertatap muka. Jadi dalam hal ini juga
menyulitkan beberapa karyawan yang ingin menyampaikan apa yang ia mau dan si
komunikan yang menerima pesan itu dapat mengerti dengan baik dan benar.
~ Perbedaan zona waktu. Perbedaan waktu juga
harus di perhatikan dalam organisasi maya ini geografi memang tidak masalah,
tapi dari segi waktu harus diperhatikan.
TEKNOLOGI
PERKANTORAN DALAM KANTOR
A. Pengertian
teknologi perkantoran
Kata
teknologi berasal dari bahasa Perancis, La
Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk
mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk
menyediakan barang – barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan
hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi adalah cara
melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal
sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh
anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”.
Teknologi
juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari
suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknolgi
merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur
agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia / paling tidak memperbaiki
mausia pada beberapa aspek.
Kantor
adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi
ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan,
gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin – mesin
kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.
Teknologi
perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran
yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim,
dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin
– mesin kantor.
B.
Macam-Macam Mesin Kantor
1. Menurut
Tenaga Penggeraknya
a. Mesin manual, yaitu mesin – mesin
yang digerakkan oleh tenaga manusia.
b.
Mesin listrik, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.
2. Menurut Cara
Kerja dan Komponen Mesinnya
a. Mesin mekanik,
yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam
operasinya.
b.
Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen elektrik.
3. Menurut
Fungsinya
a.
Mesin untuk mencatat
-
Mesin tulis
- Mesin dikte
- Mesin
penomor
- Asahan pensil
- Mesin pencetak perangko
- Stempel
- Mesin pencatat uang kas
- Mesin pencatat waktu (Time
Recorder)
- Mesin
perekan gambar / suara
- Scanner
- Mesin penulis nominal cek
-Mesin pencatat kehadiran
- Alat penghitung
b.
Mesin untuk menghimpun
· Pembuka
surat
·
Mesin penjilid
·
Hechtmachine
·
Pemotong kertas
·
Stepler
·
Perforator
. Stapler remover
c. Mesin untuk mengolah
·
Mesin jumlah
·
Mesin hitung
·
Mesin penghitung uang
· Mesin
validasi keaslian uang
·
Timbangan elektronik
· Mesin
timbangan surat
· Komputer
d.
Mesin untuk menggandakan
· Mesin
stensil (Stencil Duplicator)
· Mesin
stensil spiritus (Spirit Duplicator)
· Mesin
fotocopy
· Risograph
·
Mesin perekam sheet
· Mesin
cetak (Offset)
· Printer
· Electronik
copy board
e.
Mesin untuk mengirim
·
Telepon
· Interphone
· Teleprinter
· Faxsimile
/ telecopier
· Modem
(modulator demodulator)
· Mesin
presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film Strip)
· Telefoto
· Handy
Talky (HT)
· PMBX / PABX (Switch Board)
· Handphone
f.
Mesin untuk menyimpan
·
Mikrofilm
· Mesin
penghancur kertas
· Pelubang
ketas (perforator)
· Fire
Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api)
· Mobile
Filling System
·
Flopy disk
· Hard
disk
·
Compact disk
· Flash
disk
.
Komputer
Selain keenam kelompok mesin
diatas, ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin penyaman, sebagai berikut:
a.
Mesin Pengaman
·
CCTV (Close Circuit Television)
· Pengaman
data
· Mesin
penyimpan uang (brankas)
·
Peti uang (Cash box)
·
Micro film
· Mesin
laminating
·
Alarm
·
ATM
b.Mesin
Penyaman
·
Kipas angin (FAN)
· Air
Conditioner (AC)
· Loudspeaker
· Electronic
Air Cleaner (penyaring udara elektronik)
·
Air Curtain (Tirai Udara)
· Vacum
Cleaner
C. Pemeliharaan
Dan Perawatan Umum Mesin Kantor
1.
Pemeliharaan dan Perawatan Barang
Manfaatnya
yaitu:
a.
Barang – barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi
kerusakan.
b. Memperpanjang
umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
c.
Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.
d
Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
e.
Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.
2.
Macam – Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang
a.
Menurut kurun waktu
· Pemeliharaan sehari – hari
· Pemeliharaan berkala
b.
Menurut jenis barang
· Barang
bergerak
· Barang
tidak bergerak
3.
Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor
a. Selalu
membersihkan barang secara teratur
b.
Selalu memperbaiki barang yang rusak
c. Memperhatikan
cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan
kode masing – masing
d.Selalu menyimpan
kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan
benar
e. Selalu
mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan aturan
pemakaiannya
4. Pemeliharaan
Mesin – Mesin Kantor
Pengurusan
pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:
a. Kontrak
pemeliharaan
b. Servis
perorangan
c. Servis
kantor (company operated service)
5. Langkah
– Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor
a. Mesin
Tik Manual
· Bersihkan semua
kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap halus
· Bersihkan
jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus
· Periksa
semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal
· Bersihkan
penggulung kertas dengan membuka tutup silinder
· Apabila
dipandang perlu, bersihkan dengan meggunakan minyak mesin tik
· Periksa
pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai
· Apabila
menggunakn cairan penghapus, mulailah
mengetik lagi apabila penghapus itu sudah benar – benar mengering
b.
Mesin Tik Elektrik
· Bersihkan
mesin tik sebelum mulai mengetik
· Periksa
dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik
· Sebelum
mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci
· Cara
menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau
jumlah lembaran kertas yang akan diketik
·
Tenaga yang diperlukan sesuai dengan aliran listrik kantor
· Apabila
dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak
· Tutuplah mesin dengan menggunakan penutup
mesin
c. Mesin
Pelubang Kertas
·
Bersihkan lubang setiap saat
· Pakailah
sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau
pelubang dapat lancar bergerak
. Bukalah penutup
pelubang kertas yang ada dibawah apabila potongan kertas yang ada didalam sudah
penuh
· Masukkan warkat
yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin pelubang
kertas
d.
Mesin Penomor
· Bersihkan
bak tinta
·
Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak
·
Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus
· Bibir nomorator
dibersihkan dengan menggunakan lap bersih sehingga apabila digunakan tidak
mengotori kertas
e.
Mesin Penjepret Kertas
· Bersihkan
penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur
dan perut kawat jepret
.
Apabila dipandang perlu, olesi sedikit
minyak pada penjepret kertas
· Pakailah
untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut
f. Mesin
Pemotong Kertas
.
Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat
·
Minyakilah mesin pada bagian tertentu
sehingga mesin mudah dioperasikan
· Pergunakan
mesin sesuai kemampuannya
g. Mesin
Stensil Manual
· Bersihkan
body mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih
·
Bersihkan baki kertas dan baki penadah
· Bersihkan
pembungkus rol terhadap sisa – sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah
kanan dan kiri
· Bersihkan
semua kotoran yang melekat pada bagian mesin setelah penyetensilan
h.
Mesin Stensil Elektrik
· Bersihkan body mesin
terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan kain lap yang bersih
· Bersihkan
baik kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang melekat
· Cabutlah steker
dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin dalam
posisi off
·
Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder
mesin
· Pada tempat –
tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak
.
Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil
D. Teknologi
Perkantoran Dalam Kantor Maya
Kantor
maya muncul akibat perkembangan teknolgi komputer yang semakin pesat dan
semakin kecil, seperti laptop, tablet, dan sebagainya. Kecenderungan orang
untuk berpindah – pindah mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi
khususnya telepon seluler semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan
jaringan internet utuk melakukan hal – hal yang sifatnya teleprocessing (ATM,
e-commerce) tumbuh pesat. Hal – hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota –
kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus
datang dan bekerja dalam kantor secara fisik kegiatan kantor dapat dilakukan
dimana pun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk
keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa
kantor maya.
Keuntungan
dari Kantor Maya sebagai berikut:
1. Mengurangi
biaya penyediaan fasilitas, seperti ruang, AC, furniture, mesin – mesin kantor
dan sebagainya. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil,
untuk sesekali bertatap muka antara penjual dan pembeli.
2. Mengurangi
biaya penyediaan peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring
dengan sedikitnya kebutuhan tenaga administratif.
3. Mempunyai
saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal
maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan
dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
4. Mengurangi
pekerjaan – pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja
maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah
pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.
5. Mendukung
kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa
bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
Kerugian dari Kantor Maya sebagai
berikut:
1. Kurang mempunyai
rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial
seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang
dilakukan
2. Ketakutan
kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun
perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan
menjadi berkurang.
3. Moral pekerja
yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk
berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi
tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang ketat pada pengamanan sistem komputer.
4.Tekanan keluarga, hal
ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan - kegiatan dalam
keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.
Strategi
yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah:
1. Menyediakan
sumber daya komputer
2. Menyediakan
sarana akses ke sumber daya informasi
3. Menyediakan
perlengkapan non komputer
4. Menyiapkan
sarana telepon yang dapat di forward (dialihkan)
5. Menyediakan
kelengkapan untuk panggilan konferensi
6. Membuat
jadwal pertemuan reguler
7. Melaksanakan
urut – urutan pekerjaan secara teratur
Tiga
hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya sebagai berikut:
1. Informasi,
menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer
mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi
dengan baik dalam database perusahaan.
2. Ide,
dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam
perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih
dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
3.
Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat
dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.
E.
Dampak Teknologi Perkantoran
1. Dampak
Positif
a. Terhadap Ketenagakerjaan
· Peningkatan mutu
tenaga kerja.
· Meningkatkan
kegairahan dan kedisplinan kerja.
· Meningkatkan
penghasilan bagi tenaga kerja.
· Meringankan tenaga
dan pikiran pegawai.
b. Terhadap
Prosedur Kerja
· Mempercepat
penyelesaian pekerjaan.
· Menyederhanakan prosedur kerja /
memperpendek mata rantau penyelesaian pekerjaan.
· Memperlancar
pekerjaan.
· Memperm
dah
penyelesaian pekerjaan.
c.
Terhadap Hasil Kerja
· Meningkatkan
mutu hasil pekerjaan kantor.
· Mempertinggi
jumlah hasil pekerjaan.
· Memenuhi
standar mutu tertentu.
.Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan
jenis pekerjaan.
2. Dampak
Negatif
Dampak negatif
perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali, terutama yang
menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya, yaitu sebagai berikut:
·
Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran.
· Kesulitan
untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan tertentu.
· Menimbulkan
rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.
· Dapat
menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.
· Penggunaan
mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.
6 Macam Peralatan Kantor di Gedung Perkantoran Modern
6 Macam
Peralatan Kantor di Gedung Perkantoran Modern - Apa saja
peralatan kantor yang tersedia di gedung perkantoran modern jaman
sekarang? Berikut beberapa peralatan kantor yang sering kita jumpai di
kantor-kantor, baik di kantor pemerintah maupun swasta. Peralatan kantor
ini bersifat wajib dimiliki oleh kantor, untuk menunjang kegiatan sehari-hari
di kantor.
1. Komputer
Komputer adalah
alat yang dipakai untuk mengolah data menurut perintah yang telah diinputkan
sebelumnya. Di era tahun 80-an, komputer merupakan peralatan kantor yang sangat
jarang kita jumpai.
Tetapi
sekarang komputer merupakan salah satu peralatan kantor utama yang wajib
di miliki perkantoran modern. Semua jenis pekerjaan mulai dari pekerjaan
surat-menyurat, pengolahan data semuanya dapat dikerjakan dengan
komputer.
2 . Printer
Printer adalah
alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer, baik berupa teks, gambar,
tabel, atau pun foto. Sebelum mencetak kita harus menyediakan kertas untuk
printer dan nanti printer akan melakukan pencetakan sendiri
Setiap kantor
membutuhkan paling tidak satu unit printer untuk mendukung pekerjaan
cetak mencetak di kantor. Segala macam dokumen perlu dicetak , misalnya
faktur, slip, selebaran, notadansurat-suratlainnya.
3. Mesin Fotocopy
3. Mesin Fotocopy
Mesin fotocopy
adalah suatu alat untuk menyalin atau menggandakan kembali dokumen dengan
menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik. Sebelum diciptakannya
mesin fotocopy,dapat dibayangkan betapa sulitnya pekerjaan untuk membuat
salinan dokumen.
Satu-satunya
cara yang ditempuh adalah dengan menulis ulang kembali dengan tangan atau
diketik ulang dengan menggunakan mesin ketik yang dilapisi kertas karbon.
Cara ini tidak praktis karena membutuhkan waktu yang lama untuk
menggandakannya. Apalagi jika menggandakan beberapa puluh bahkan ratusan
dokumen setiap hari.
Beberapa kantor
melengkapi peralatan mesin fotocopy untuk memperlancar kegiatan penggandaan
dokumen di kantor, dengan membeli mesin fotocopy kecil atau portable. Namun
seiring dengan perkembangan teknologi, sekarang mesin fotocopy sudah
dikombinasi dengan printer dan scanner dalam satu unit.
4. Scanner
Scanner adalah
suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin
fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya
ditampilkan dulu pada layar monitor komputer, kemudian baru dapat diubah
atau dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang
kemudian baru disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.
Hasil salinannya
dapat di simpan dalam bentuk digital kedalam CD atau sebagai salah satu cara pengarsipan
modern. Scanner juga merupakan peralatan wajib dimiliki di kantor yang sebagai
bagian yang tidak terpisahkan.
5. Mesin
Laminating
Mesin laminating
adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastik atau
film. Mesin Laminating umumnya jarang terdapat pada sebagian besar kantor.
Kecuali kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, dan yang
berhubungan dengan pembuatan Kartu Identitas. Misalnya untuk pembuatan KTP
dan sebagainya.
Namun terkadang juga dokumen-dokumen lain yang dianggap
penting dilapisi dengan plastik menggunakan alat ini.
6. Mesin Ketik
Mesin ketik adalah suatu mesin atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set tombol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada kertas.
6. Mesin Ketik
Mesin ketik adalah suatu mesin atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set tombol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada kertas.
Walaupun era kejayaan mesin ketik sudah berlalu, tapi sebagian besar kantor masih tetap menggunakan alat yang satu ini. Mesin ketik biasanya digunakan untuk mengetik berbagai jenis blangko atau kuitansi yang tidak bisa di tulis tangan, atau di ketik menggunakan komputer.
Update
Modem + Jaringan Internet
Tidak lengkap rasanya bila di gedung perkantoran modern tidak mempunyai jaringan internet sebagai peralatan kantor wajib, untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan sehari-hari. Umumnya jaringan internet di perkantoran pengadaannya dilakukan dengan sistem berlangganan dengan pihak ketiga sebagai penyedia jasa layanan intenet.
Baca juga : Kenapa saya membuat blog ini
Informasi apa saja yang berhubungan dengan tugas-tugas di
kantor dapat di cari dengan mudah melalui internet. Misalnya tentang
peraturan-peraturan kepegawaian terbaru bisa diunduh lewat situs-situs resmi
pemerintah.
Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor
Perlengkapan Kantor memiliki peranan yang cukup penting bagi
pekerjaan instansi, perlengkapan kantor yang baik, cukup jumlahnya, beraneka
ragam jenisnya akan semakin mempermudah pekerjaan para pegawainya.
Contohnya saja, jika kita memiliki mesin printer pasti akan memudahkan kita untuk mencetak dokumen dikomputer tanpa harus pergi ke tempat rental komputer, contoh lainnya jika kita memiliki mesin fotocopy tentunya kita tidak perlu repot harus pergi ke tukang foto copy.
Contohnya saja, jika kita memiliki mesin printer pasti akan memudahkan kita untuk mencetak dokumen dikomputer tanpa harus pergi ke tempat rental komputer, contoh lainnya jika kita memiliki mesin fotocopy tentunya kita tidak perlu repot harus pergi ke tukang foto copy.
Berikut ini akan di jelaskan Jenis-jenis Perlengkapan
Kantor yang sering digunakan pada suatu instansi.
1. Perbekalan kantor (office suplies)
1. Perbekalan kantor (office suplies)
(office suplies) yaitu benda-benda yang akan habis pemakainnya sehari-hari di
kantor. Benda ini biasanya digunakan untuk kegiatan tulis menulis dan biasanya
tidak tahan lama. Pengertian habis bukan berarti tidak ada bekasnya numun bisa
masih ada tapi tidak dapat digunakan kembali.
contoh perbekalan kantor
a) Macam-macam kertas (HVS, Stensil, karton, dorslagh, karbon
dll)
b) Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik.
c) Paper clip, jepitan kawat, staples.
b) Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik.
c) Paper clip, jepitan kawat, staples.
2. Peralatan kantor (office appliences)
Adalah segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata
usaha. Misalnya alat-alat bukan mesin, atk.
Contoh peralatan
kantor adalah sebagai berikut.
a) Bak surat (desk try)
b) Kalender meja (desk calender)
c) Mistar (ruler)
d) Pena (pen)
e) Tangkai pena (pen holder)
f) Gunting (shears)
g) Cap tanggal (band date)
h) Bantalan cap (stamp pad)
3. Mesin-mesin kantor (office machine)
Segenap alat
yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan
dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara maknetik, elektronik dan
mekanik. Contoh mesin-mesin kantor adalah sebagai berikut.
a) Mesin penghitung (calculating machine)
b) Mesin tulis (type writer)
c) Mesin pengganda (reproducing machine)
d) Mesin label (labeling machine)
e) Mesin penomor (numbering machine)
f) Mesin-mesin komunikasi (pesawat kantor) misalnya
telephone, fax, intercom.
Baca Alat Komunikasi Kantor
g) Mesin perekam misalnya tape recorder, dictaphone, transcriber.
h) Ohp, lcd.
g) Mesin perekam misalnya tape recorder, dictaphone, transcriber.
h) Ohp, lcd.
i) Komputer
4. Perabot kantor (office furniture)
Yaitu benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan yang
kuat seperti kayu atau baja yang digunakan untuk pekerjaan tata usaha.
a. Meja kantor
Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya :
a. Meja kantor
Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya :
- Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara.
- Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya.
- Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain.
- Meja kantor ada beberapa jenis, dilihar dari ukuranya dan fungsinya jenis-jenis meja kantor adalah:
Ukuran Meja dan Fungsinya
Meja besar atau satu biro dengan ukuran p = 121,5 cm, l = 71 – 80 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh direktur.
Meja besar atau satu biro dengan ukuran p = 121,5 cm, l = 71 – 80 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh direktur.
Meja sedang atau meja ½ biro dengan ukuran p = 96,5 cm, l = 71 cm, t = 74 cm
biasanya digunakan oleh kepala bagian.
Meja biasa dengan ukuran p = 120 cm. l = 70 – 72 cm, t = 75 cm
meja ini digunakan oleh pegawai biasa
Meja khusus sesuai dengan kegunannya juru tik, insinyur, desainer dll
Meja rapat sesuai dengan jumlah peserta rapat kegiatan rapat atau
pertemuan baik dalam jumlah besar maupun dalam jumlah kecil
b. Kursi.
Menurut Ralph Barnes kursi kantor yang baik harus memenuhi persyaratan antara lain :
a) Dapat diatur tinggi rendahnya.
b) Dibuat secara kokoh.
c) Disesuaikan dengan bentuk badan orang.
d) Mempunyai penyangga belakang.
Menurut Ralph Barnes kursi kantor yang baik harus memenuhi persyaratan antara lain :
a) Dapat diatur tinggi rendahnya.
b) Dibuat secara kokoh.
c) Disesuaikan dengan bentuk badan orang.
d) Mempunyai penyangga belakang.
c. Lemari
Lemari di kantor dapat dibedakan berdasarkan kegunaanya, macam-macam lemari atau alat penyimpan di kantor antara lain:
Lemari di kantor dapat dibedakan berdasarkan kegunaanya, macam-macam lemari atau alat penyimpan di kantor antara lain:
- Lemari-lemari warkat, lemari ini biasanya digunakan untuk menyimpan warkat atau dokumen yang belum difile atau belum disimpan.
- Lemari rak, lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen seperti buku, laporan yang sudah dibundel atau dimasukan dalam odner.
- Lemari brandkas (cash box) lemari ini digunakan untuk menyimpan uang atau dokumen-dokumen penting dan surat berharga perusahaan.
- Filling cabinet, alat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses dan dijadikan sebagai arsip perusahaan.
5. Hiasan kantor (office ornament)
Yaitu benda-benda kantor pada umumnya untuk menambah suasana
menyenangkan di kantor. Berfungsi untuk menambah suasana indah di dalam kantor
sehingga semangat kerja pegawai dapat meningkat, dengan adanya hiasan di kantor
diharapkan dapat mengurangi stress pegawai sehingga kinerja meningkat.
Beberapa contoh hiasan kantor antara lain :
a) Bunga hidup atau pohon hidup.
a) Bunga hidup atau pohon hidup.
b) Lukisan-lukisan.
c) Akuarium
d) Lampu hias
c) Akuarium
d) Lampu hias
6. Perabot kantor tempelan (office fixture)
Yaitu perabot yang telah melekat menjadi satu dengan bangunan
lain di kantor. Misalnya lemari yang telah menjadi satu dengan gedung, rak buku
yang menempel di dinding.
7. alat bantu peraga
Yaitu alat-alat yang digunakan untuk membantu kelancaran
komunikasi antara penyaji dan pendengar misalnya tape recorder, LCD, televisi
dll. Alat ini sangat penting ketika terjadi komunikasi antara penyaji dan
pendengar untuk membantu meningkatkan pemahaman antar komunikan dan komunikator.
Beberapa contoh antara lain:
a) LCD, OHP.
b) Microphone
Beberapa contoh antara lain:
a) LCD, OHP.
b) Microphone
c) Video, Televisi.
Perlengkapan kantor tersebut seharusnya dapat meningkatkan
kinerja pegawai kantor di suatu instansi. Penggunaan perlengkapan kantor juga
harus diperhatikan agar perlengkapan kantor tersebut tidak mudah rusak,
sehingga akan menghemat pengeluaran suatu kantor. Untuk memilih peralatan
kantor yang baik untuk suatu kantor ada baiknya simak penjelasannya pada
artikel Cara
Memilih Perlengkapan Kantor
MANAJEMEN PERKANTORAN
“PERLENGKAPAN
PERKANTORAN”
A.
Pengertian perlengkapan kantor
Perlengkapan
kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan
kantor sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan kantor tidak akan tercapai
tanpa adanya perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor yang baik, akan
memperlancar suatu proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan
dapat dicapai secara efektif dan efisien.
Perencanaan kantor yang baik, memerlukan
pertimbangan dalam memilih jenis-jenis perlengkapan kantor (office equipment)
yang meliputi perbekalan kantor, mesin-mesin kantor, peralatan kantor, perabot
kantor, interior kantor, atau hiasan kantor, berdasarkan urutan pekerjaan dan
kecakapan yang diperlukan. Oleh karena itu, pengetahuan kantor sangat
penting sebagai dasar menyusun perencanaan kantor.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan
perlengkapan kantor yaitu:
1. Untuk menunjang
aktivitas pekerjaan kantor;
2. Mempermudah dan
mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;
3. Memperoleh
hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;
4. Sebagai asset
dan pelengkap kantor.
B. Jenis-Jenis
Perengkapan Kantor
Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang
diperlukan, baik barang bergerak maupun
barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.
1. Barang bergerak dibagi menjadi dua
jenis, yaitu:
a. Barang habis pakai
adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai. Hal ini
mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan
bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil,
karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.
b. Barang
tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan
tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya: mesin tik, pelubang kertas,
gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head
projector), dan sebagainya.
2. Barang tidak
bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.
C. Istilah-Istilah
Perlengkapan Kantor
Ada beberapa istilah
yang berkenaan dengan perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut.
1. Bekal kantor (office
supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya
sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk
keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak
dipakai dan biasanya tidak tahan lama. Misalnya: kertas, karbon, pita,
mesin tik, dan sebagainya.
2. Mesin-mesin
kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata
usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik.
3. Peralatan
kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam
pekerjaan tata usaha. Misalnya : peralatan kantor terdiri atas
mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).
4. Perabot kantor (office
furniture) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu
yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha. Misalnya: meja,
kursi, lemari, dan sebagainya.
5. Perabot kantor
tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang telah melekat
(menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor. Misalnya : lemari yang
telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.
6. Hiasan kantor (office
ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada umumnya untuk menambah
suasana yang menyenangkan di kantor. Misalnya : gambar-gambar atau
foto-foto, dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.
7. Pesawat kantor
adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan
komunikasi. Misalnya: interkom, telepon, faksimile, handphone,
dan sebagainya.
8. Alat bantu
peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi
antara penyaji dengan pendengar. Misalnya:tape recorder, video tape
recorder, televise, dan sebagainya.
Untuk lebih jelas,
berikut beberapa uraian tentang berbagai istilah perlengkapan kantor.
1.
Perbekalan tata usaha
a. Pengertian
perbekalan tata usaha
Perbekalan
tata usaha adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa barang-barang
kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha
pencapaian tujuan organisasi.
b.
Jenis-jenis perbekalan tata usaha
Menurut The
Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, bahwa
segenap perbekalan tata usaha itu dikelompokkan ke dalam jenis-jenis barang
sebagai berikut.
1)
Barang lembaran, misalnya kertas, karton, dan berkas.
2)
Barang bentuk lainnya, misalnya lem, karet penghapus, dan tinta.
3)
Alat tulis kantor (ATK), misalnya pensil, pulpen, dan cap nomor.
4)
Alat keperluan lainnya, missal alat pencabut jepitan kawat, mistar, dan
bantalan cap.
5)
Mesin kantor, misalnya mesin tik, mesin hitung, dan mesin stensil.
6)
Perabot kantor, misalnya meja, lemari, dan peti besi.
7)
Perlengkapan lainnya, misalnya lampu permadani, kipas angin, dan AC.
Jadi, dengan menatausahakan berbagai barang
perbekalan tersebut, terciptalah benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk
warkat, formulir, laporan, surat, arsip, dokumen, buku, dan benda keterangan
lainnya.
2. Mesin-mesin kantor
a. Pengertian mesin-mesin kantor
Sebagaimana telah dikemukakan di atas, mesin
perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk
mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja
secara mekanis, elektris, elektronik, magnetic, atau secara kimiawi.
The Liang Gie menyatakan bahwa
dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini,
pekerjaan kantor dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat.
b. Macam-macam mesin kantor
Macam-macam mesin perkantoran sangat banyak dan
tentu akan terus bertambah dan menjadi lebih canggih atau modern sejalan dengan
kemajuan teknologi. Adapun macam-macam mesin yang umum antara lain:
1) Mesin
tik (typewriter);
2)
Mesin dikte (dictating machine);
3) Mesin
hitung (calculating machine);
4)
Mesin keperluan surat-menyurat (mailing equipment);
5)
Mein pengganda warkat (duplicator/copier);
6)
Mesin komunikasi (communication equipment).
Perangkat mesin yang telah memasuki kantor-kantor
modern ialah komputer. Computer dapat melakukan pengolahan aneka data dan
prosesor perkataan untuk melakukan produksi berbagai warkat, yang semuanya itu
secara serba otomatis dan luar biasa cepat.
3.
Peralatan kantor
a.
Pengertian peralatan kantor (office
equipment/office supplies)
Peralatan kantor adalah segenap alat yang
dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha. Menurut The Liang Gie,
“Peralatan kantor (office supplies) adalah benda-benda yang dipakai
habis dalam pelaksanaanya sehari-hari oleh pegawai tata usaha”. Adapun
menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Peralatan kantor berarti sesuatu yang
dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.” Jadi,
peralatan atau media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk
mencapai sesuatu.
b.-macam
peralatan kantor
Peralatan
kantor terdiri atas mesin-mesin kantor (office supplies) dan
alat-alat bukan mesin.
1) Macam-macam
peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing Well dan Robinson yaitu:
a) Bak
surat (desk tray);
b) Kalender
meja (desk calendar);
c) Mistar
(ruler);
d) Pena
(pen);
e) Tangkai
pena (pen holder);
f)
Pensil (pencil);
g) Pensil
berwarna (colored pencil);
h) Penghapus
pensil (eraser);
i) Kertas-kertas
isap (blotters);
j) Gunting
(shear);
k) Penjepret
kawat (stapler);
l)
Bak untuk jepitan-jepitan kertas (tray for paperclips);
m) Bak
untuk jarum-jarum (tray for spins);
n) Bak
untuk karet-karet gelang (tray for rubber bands);
o) Berkas-berkas
jepitan (binders);
p) Cap
tanggalan (band dater);
q) Bantalan
cap (stamp pad);
r) Blangko-blangko
formulir permintaan keperluan tulis-menulis (stationery requisitions).
2)
Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor yaitu:
a) Mesin kartu berulang (punched
card machines);
b) Mesin jumlah (adding
machines);
c) Mesin hitung (calculating
machines);
d) Mesin tulis (typewriter);
e) Mesin pengganda (reproducing
machines);
f) Mesin label (labeling machines);
g) Mesin pembuka sampul surat (letter
openers);
h) Mesin penomor (numbering machines);
i) Mesin penghimpun lembar stensil
(collator);
j) Mesin pelipat surat dan
pemasuk sampul (folding machine and mail inserter);
k) Mesin perekam (tape recorder,
dictaphone, transcriber);
l) OHP
(over head Projector);
m)
Mesin fotokopi.
4. Perabot kantor
a. Pengertian perabot kantor
Perabot kantor, dalam bahasa inggris disebut office
furnishings atau office furnitures, adalah benda-benda
kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk
melaksanakan tugas tata usaha.
Drs. The Liang Gie, dalam
bukunya Kamus Administrasi Perkantoran, mengemukakan bahwa
perbekalan kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu
atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan
diam di tempat.
Perabot-perabot umumnya dipergunakan sebagai alas
tempat kerja atau ruang tempat penyimpanan, seperti meja tulis atau lemari
arsip.
b. Macam-macam perabot kantor
Dua macam perabot kantor yang pasti dimiliki dan
paling banyak dipergunakan di setiap kantor yaitu meja tulis (termasuk pula
meja tik) dan kursinya. Oleh karena itu, meja dan kursi kerja perlu
mendapat penelahaan secukupnya terutama mengenai segi ukuran, bentuk, dan
pertaliannya dengan luas lantai yang perlu disediakan.
Panjang
: 180 cm
Lebar
: 78 cm
Tinggi
: 72 cm
Macam-macam
perabot yang paling utama untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor antara
lain:
1) Meja
tulis, meja mesin tik, dan computer;
2) Kursi;
3) Lemari yang dapat dikunci;
4) Rak buku/arsip;
5) Box, peti kayu.
5. Interior kantor atau hiasan kantor
Salah satu faktor yang tidak kalah pentingnya dalam
perbekalan kantor ialah interior kantor. Interior atau hiasan dapat menciptakan
suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Lingkungan atau ruangan kantor
yang dihiasi dengan hiasan yang menarik ditata sedemikian rupa, dapat membuat
orang tertarik dan betah berada di kantor.
Dengan demikian, perbekalan kantor yang berkaitan
dengan interior, diantaranya:
a.
Hiasan atau lukisan dinding (gambar atau lukisan);
b. Bunga-bunga;
c.
Akuarium;
d. Lampu-lampu
hias;
e. Kolam;
f.
Taman;
g. Benda-benda
lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor.
6. Pesawat kantor
a.
Pengertian pesawat kantor
Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan
teknologi, saat ini komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan
atau mesin komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi, akan membuat
komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien. Peralatan atau mesin-mesin
komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor.
Jadi, pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat
untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan sendiri maupun dengan
lingkungan di luar kantor.
Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam
kantor di antaranya sebagai berikut:
1)
Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien;
2)
Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luar kantor;
3) Meningkatkan
produktivitas kerja;
4) Mempercepat
proses pekerjaan.
b.
Jenis-jenis pesawat kantor
Jenis-jenis atau macam-macam pesawat komunikasi di
antaranya sebagai berikut.
1)
Interkom;
2)
Telepon;
3)
Handphome;
4)
Switch board;
5)
Loudspeaking telephone;
6)
Telephone autolering machine;
7)
Dictaphone;
8)
Teleks;
9)
Faksimile.
7. Alat bantu peraga (audio visual aids)
Guna membantu memperlancar komunikasi yang diadakan
dalam suatu rapat atau pertemuan, diperlukan alat bantu. Seseorang perlu
memahami dan hendaknya dapat memilih alat bantu yang dibutuhkan sesuai dengan
sasaran yang diinginkan.
a. Pengertian alat bantu peraga
Audio
visual aids atau alat bantu peraga terdiri
atas tiga kata yang masing-masing memiliki makna tersediri.
Audio
: berasal dari kata audible yang berarti kedengaran. Kemudian,
Istilah audio ini dapat diartikan sebagai pengalaman dari hasil pendengaran.
Visual: berasal dari kata visible yang
berarti kelihatan. Kemudian, istilah ini dapat diartikan pengalaman-pengalaman
dari hasil penglihatan.
Aids : berarti
bantuan.
Dari uraian tersebut, dapat diartikan bahwa audio
visual aidsatau alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk
membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar/peserta yaitu
mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan praktik,
melaluui penggunaan alat-alat peraga tersebut.
b.Fungsi alat bantu peraga
Fungsi alat bantu
peraga yaitu:
1) Membantu
penyaji dalam mengarahkan isi penyajian (presentasi);
2) Menanamkan ide
dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam;
3) Menghindarkan
verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan;
4) Menimbulkan
perhatian;
5) Mendorong untuk
berpikir dan bertindak;
6) Menghemat waktu karena proses
pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan lancar dan mudah.
c. Maksud dan tujuan penggunaan alat bantu peraga
Adapun maksud dan tujuan dari penggunaan alat bantu
peraga yaitu:
1) Membantu
penyempurnaan metode penyajian/presentasi sehingga didapatkan cara komunikasi
yang efektif;
2) Menimbulkan
perhatian untuk memberikan variasi pada cara penyajian, sehingga tidak
menimbulkan kebosanan;
3) Memudahkan
pengertian dan memberikan kesan yang lama;
4) Menghemat
waktu selama pertemuan berlangsung.
d. Ruang lingkup alat bantu peraga
Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat
bantu peraga di atas, maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta
melalui pancaindra yaitu:
1) Tape
recorder;
2) Video tape
recorder;
3) Radio;
4) Televisi,
dan lain-lain.
Adapun alat-alat peraga
yang dapat diproyeksikan yaitu:
1) Slide projector;
2) Film strip;
3) Movie film;
4) Opaque projector;
5) Over head projector (OHP).
Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat
diproyeksikan, yaitu:
1) Chalk board;
2) Flip chart;
3) White board;
4) Flannel graph;
5) Grapik;
6) Formulir;
7) Buku
D. Keuntungan penggunaan mesin kantor
atau perlengkapan kantor antara lain;
1. Dapat menghemat
biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
2. Menghemat tenaga dan
waktu.
3. Pengendalian atas
ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan.
4. Memudahkan pengawasan.
5. Dapat menghasilkan sesuatu
yang lebih baik dan rapi.
6. Keterangan yang dimuat
dapat lebih banyak.
7. Dapat mengurangi rasa bosan
dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
8. Dapat mengurangi kelelahan pegawai
sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.
Kerugiannya
yakni;
1. Tingkat penyusutan dari beberapa
jenis mesin tertentu adalah tinggi.
2. Mesin-mesin
tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.
3.
Selit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk
melatih mereka.
4.
Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan
diterapkan.
5. Sulit
dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi
kerusakan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar