MK Teknologi Perkantoran

OTOMATISASI PERKANTORAN

1.      Pengertian Otomatisasi Perkantoran

            Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitandengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan.Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologitinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processinguntuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya.

            Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBMmemasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yangdapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.Kata "Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisikyang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah OfficeAutomation atau OA.Read More

2.      Tujuan Otomatisasi Perkantoran

            OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:

1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputermenunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajeruntuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.

3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional- percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.

4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet,satelit, dll

.5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automationmemungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebihbaik.

                 3.  Manfaat Otomatisasi Perkantoran

            Agar siswa lebih tahu dalam hal pemanfaatan sistem otomatisasi kantor yangmampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebihcepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam input atau User error.

             Pendapatan yang lebih tinggi & penghindaran biaya. Kompter  tidak menggantikan pekerjaan saat ini, tetapin computer menunda penambahan pegawai yang di pelukan untuk menangani beban kerja yang bertambah. Pemecahan masalah kelompok/tim. Cara OA berkontribusi ke dan dari manager membuatnya  sangat cocok di terapkan untuk pemecahan masalah kelompok. Pelengkap bukan pengganti. Suatu cara berkomunikasi bisnis, OA (Office Automation) bukan tanpa keterbatasan.

4.  Penguna Otomatisasi Perkantoran

Penguna otomatisasi perkantoran ada 4 tingkat yaitu:

                a. Manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya       perusahaan, terutama sumber daya manusia.

  b. Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.

c. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

d. Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan

               5. Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Berikut adalah beberapa aplikasi otomatisasi kantor yang sering digunakan :

1.Pengolahan Kata (Word Processing)

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif. Contoh : Ms Word

2. Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional

3.Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika akan  hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

4.Transmisi faximile (Fax)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan (jalur telepon sebagai channel, mengoperasikannya seperti mesin foto kopi.

5. Konferensi Audio (Audio Conference)

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi OA pertama yang masih banyak digunakan. Hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Daya tarik konfrensi audio :

1.    Biaya peralatan yang diperlukan terjangkau

2.    Orang-orang merasa santai berbicara di telepon

3.    Menghemat waktu persiapan

6.Macam-Macam Sistem Komonikasi Otomatisasi

                   Ada 6 sistem komonikasi otomatisasi

 1. System Komunikasi Elektonik

                  System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grupkerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board system.Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yangmemungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dandidesain oleh orang lain

2.  System  Kolaborasi Elektronik

             Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukarankomunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakanuntuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam systemkolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya

3. System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

     System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologiinformasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi darisystem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonikdocument management, presentase graphics dan multimedia presentation.Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan documentyang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dandiproses kembali.Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan.Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapimemungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,grafik, foto, suara dan video.

4.                   System Pengolahan Kantor 

           System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikanaktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktopaccessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad,daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

5.                   System Elektronik Formal

      System Elektronik Formal didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruhperusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM

6.                   System Elektronik Informal

             System Elektronik Informaltidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saatdiperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS

7. Keuntungan Dan Kerugian Otomatisasi Perkantoran

a. keuntungan penggunaan otomatisasi perkantoran

1.      Meningkatkan Produktifitas Kerja

2.      Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Tenaga

3.      Alur Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat  Dll

                  b. kerugian penggunaan otomatisasi perkantoran

1. Menjadi Ketergantungan akan teknologi

2. Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang    dilakukan oleh system OA

3. Banyaknya ahli-ahli komuter yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti pencurian data rahasia.

8. Dampak Positif Dan Negatif Otomatisasi Perkantoran

a. Dampak positif otomatisasi perkantoran

Mendorong untuk belajar keterampilan baru. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.  Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, programmer dan rekayasa software. Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu. Lebih sedikit pekerjaan

b. dampak negative otomatisasi perkantoran

Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer dan sebaginya. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin. Implikasi terhadap pemberi pekerjaan. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan

9.      Model Otomatisasi Perkantoran

Keterangan Gambar diatas adalah :

Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi padaisi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIAmengumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer sepertipengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer . Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkanperusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkinberada di kedua area tersebut. Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.

VIRTUAL OFFICE (KANTOR MAYA)

A.    Pengertian Kantor Maya

Virtual office atau sering juga disebut sebagai kantor maya adalah otomasi proses bisnis yang sebelumnya secara manual (document –driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnis adalah dokumen dalam bentuk elektronik, bukan hard copy. Dalam dunia Virtual ini juga ada kantor atau lokasinya.

Kantor maya merupakan suatu bangunan kantor yang menawarkan beberapa layanan seperti layanan telepon, layanan faks, dan layanan web hosting. Kantor virtual juga merupakan istilah umum untuk suatu lingkungan yang memungkinkan jaringan rekan kerja untuk menjalankan usaha secara efisien dengan menggunakan teknologi komunikasi online. Pengguna dapat mengakses data dari perangkat apapun ( PC, Laptop, PDA, smartphone, dll) yang dilengkapi web dan internet.

Virtual office ini beranggotakan tim-tim yang saling bekerjasama yang disebut dengan tim maya atau tim yang terpisah secara geografis (GDT) yaitu sekelompok orang yang bekerja diseluruh waktu, ruang, dan dengan batasbatas organisasi diperkuat oleh link webs komunikasi teknologi. Karena terpisah secara geografis maka organisasi boleh untuk menyewa dan mempertahankan orang-orang terbaik tanpa memperhatikan lokasi. Anggota tim virtual berkomunikasi secara elektronik, sehingga mereka mungkin tidak pernah bertemu muka. Namun sebagian besar tim akan bertemu pada suatu waktu. Virtual tim ini tidak berarti teleworker karena banyak tim virtual dalam organisasi terdiri dari karyawan baik yang bekerja dirumah dan kelompokkelompok kecil di kantor.

Tujuan Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepatyang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

B.     Kelebihan dan kekurangan dari Virtual Office

Dalam kantor maya ini ada keuntungan dan kelemahan, diantaranya adalah

a) Keuntungan

~ Beberapa anggota tim virtual tidak perlu datang ke tempat kerja, sehingga  perusahaan tidak perlu mempekerjakan cleaning service, atau ruang parkir. Sebab pada dasrnya dengan bekerja tanpa tatap muka pun, virtual office telah mendukungnya.

~ Mengurangi biaya perjalanan karyawan. Karena karyawan tidaklah harus bertemu pada satu lokasi yang sama dan waktu yang terburu – buru. Karyawan hanya menyalakan komputer dan duduk manis pada waktu yang bersama.

~ Memungkinkan perusahaan mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa batasan geografis. Geografis memanglah bukan kendala dalam Virtual Office ini.

~ Pekerja menjadi lebih fleksibel. Karyawan hanya duduk dan saling berkomunikasi di waktu yang sama, meskipun tanpa tatap muka.

b) Kelemahan

~ Kesulitan dalam mengelola kinerja tim. Karena tidak adanya tatap muka, jadi pembentukkan susunan kinerja juga menjadi kendala. Termasuk dalam pengeleloaannya.

~ Kesalahah pahaman dalam komunikasi. Komunikasi yang tidak adanya interaksi sosial, juga dapat menjadikan sebuah masalah bagaimana menyikapi terhadap sesuatu. Terjadi perbedaan sudut pandang, jadi wajar saja jika dalam organisasi maya ini terjadi salah paham.

~ Bekerja pada sebuah proyek melalui virtual workspace menyebabkan kurangnya visibilitas proyek.

~ Kesulitan menghubungi anggotan lain ( pesan instan). Pesan yang di sampaikan selalu berbau instan dan jarang untuk bertatap muka. Jadi dalam hal ini juga menyulitkan beberapa karyawan yang ingin menyampaikan apa yang ia mau dan si komunikan yang menerima pesan itu dapat mengerti dengan baik dan benar.

~ Perbedaan zona waktu. Perbedaan waktu juga harus di perhatikan dalam organisasi maya ini geografi memang tidak masalah, tapi dari segi waktu harus diperhatikan.

TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM KANTOR

A.    Pengertian teknologi perkantoran

Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang – barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”.

Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknolgi merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia / paling tidak memperbaiki mausia pada beberapa aspek.

Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.

Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.

B. Macam-Macam Mesin Kantor

1. Menurut Tenaga Penggeraknya

a. Mesin manual, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

b. Mesin listrik, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.

2. Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya

a. Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.

b. Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen elektrik.

3. Menurut Fungsinya

a. Mesin untuk mencatat

- Mesin tulis

         - Mesin dikte

       -  Mesin penomor

         - Asahan pensil

         - Mesin pencetak perangko

              - Stempel

              - Mesin pencatat uang kas

              - Mesin pencatat waktu (Time Recorder)

              - Mesin perekan gambar / suara

             - Scanner

             - Mesin penulis nominal cek

              -Mesin pencatat kehadiran

              - Alat penghitung

b. Mesin untuk menghimpun

· Pembuka surat

· Mesin penjilid

· Hechtmachine

· Pemotong kertas

· Stepler

· Perforator

 . Stapler remover

    c. Mesin untuk mengolah

·  Mesin jumlah

·  Mesin hitung

·  Mesin penghitung uang

·  Mesin validasi keaslian uang

·  Timbangan elektronik

·  Mesin timbangan surat

· Komputer

d. Mesin untuk menggandakan

·  Mesin stensil (Stencil Duplicator)

·  Mesin stensil spiritus (Spirit Duplicator)

·  Mesin fotocopy

·  Risograph

·  Mesin perekam sheet

·  Mesin cetak (Offset)

·  Printer

·  Electronik copy board

e. Mesin untuk mengirim

· Telepon

· Interphone

· Teleprinter

·  Faxsimile / telecopier

·  Modem (modulator demodulator)

·  Mesin presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film Strip)

·  Telefoto

·  Handy Talky (HT)

·  PMBX / PABX (Switch Board)

·  Handphone

f. Mesin untuk menyimpan

·  Mikrofilm

·  Mesin penghancur kertas

·  Pelubang ketas (perforator)

·  Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api)

·  Mobile Filling System

·  Flopy disk

·  Hard disk

·  Compact disk

·  Flash disk

.  Komputer

Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin penyaman, sebagai berikut:

a. Mesin Pengaman

·  CCTV (Close Circuit Television)

·  Pengaman data

·  Mesin penyimpan uang (brankas)

·  Peti uang (Cash box)

·  Micro film

·  Mesin laminating

·  Alarm

·  ATM

b.Mesin Penyaman

· Kipas angin (FAN)

· Air Conditioner (AC)

· Loudspeaker

· Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)

· Air Curtain (Tirai Udara)

· Vacum Cleaner

C.   Pemeliharaan Dan Perawatan Umum Mesin Kantor

1. Pemeliharaan dan Perawatan Barang

Manfaatnya yaitu:

a. Barang – barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi kerusakan.

b. Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.

c. Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.

d Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.

e. Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.

2. Macam – Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang

a. Menurut kurun waktu

· Pemeliharaan sehari – hari

· Pemeliharaan berkala

b. Menurut jenis barang

· Barang bergerak

· Barang tidak bergerak

3. Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor

a. Selalu membersihkan barang secara teratur

b. Selalu memperbaiki barang yang rusak

c. Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing – masing

d.Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar

e. Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan aturan pemakaiannya

4. Pemeliharaan Mesin – Mesin Kantor

Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:

a. Kontrak pemeliharaan

b. Servis perorangan

c. Servis kantor (company operated service)

5. Langkah – Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor

a. Mesin Tik Manual

· Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan         kain lap halus

· Bersihkan jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus

· Periksa semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal

· Bersihkan penggulung kertas dengan membuka tutup silinder

· Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan meggunakan minyak mesin tik

· Periksa pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai

· Apabila menggunakn cairan  penghapus, mulailah mengetik lagi apabila penghapus itu sudah benar – benar mengering

b. Mesin Tik Elektrik

· Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik

· Periksa dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik

· Sebelum mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci

· Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik

· Tenaga yang diperlukan sesuai dengan aliran listrik kantor

· Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak

· Tutuplah mesin dengan menggunakan penutup mesin         

c. Mesin Pelubang Kertas

·  Bersihkan lubang setiap saat

·  Pakailah sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak

. Bukalah penutup pelubang kertas yang ada dibawah apabila potongan kertas yang ada didalam sudah penuh

· Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin pelubang kertas

d. Mesin Penomor

· Bersihkan bak tinta

· Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak

· Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus

· Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap bersih sehingga apabila digunakan tidak mengotori kertas

e. Mesin Penjepret Kertas

· Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dan perut kawat jepret

.  Apabila dipandang perlu, olesi sedikit minyak pada penjepret kertas

·  Pakailah untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut

f. Mesin Pemotong Kertas

.  Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat

·  Minyakilah mesin pada bagian tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan

·  Pergunakan mesin sesuai kemampuannya

g. Mesin Stensil Manual

· Bersihkan body mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih

· Bersihkan baki kertas dan baki penadah

· Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa – sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah kanan dan kiri

· Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bagian mesin setelah penyetensilan

h. Mesin Stensil Elektrik

· Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan kain lap yang bersih

· Bersihkan baik kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang melekat

· Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin dalam posisi off

· Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin

· Pada tempat – tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak

. Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil

D. Teknologi Perkantoran Dalam Kantor Maya

Kantor maya muncul akibat perkembangan teknolgi komputer yang semakin pesat dan semakin kecil, seperti laptop, tablet, dan sebagainya. Kecenderungan orang untuk berpindah – pindah mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet utuk melakukan hal – hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal – hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota – kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik kegiatan kantor dapat dilakukan dimana pun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.

Keuntungan dari Kantor Maya sebagai berikut:

1. Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, seperti ruang, AC, furniture, mesin – mesin kantor dan sebagainya. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sesekali bertatap muka antara penjual dan pembeli.

2.  Mengurangi biaya penyediaan peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga administratif.

3. Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.

4. Mengurangi pekerjaan – pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.

5. Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

           Kerugian dari Kantor Maya sebagai berikut:

1. Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan

2. Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.

3. Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang  ketat pada pengamanan sistem komputer.

4.Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan - kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.

Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah:

1. Menyediakan sumber daya komputer

2. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi

3. Menyediakan perlengkapan non komputer

4. Menyiapkan sarana telepon yang dapat di forward (dialihkan)

5. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi

6. Membuat jadwal pertemuan reguler

7. Melaksanakan urut – urutan pekerjaan secara teratur

Tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya sebagai berikut:

1. Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.

2. Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).

3. Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

E. Dampak Teknologi Perkantoran

1. Dampak Positif

a. Terhadap Ketenagakerjaan

· Peningkatan mutu tenaga kerja.

· Meningkatkan kegairahan dan kedisplinan kerja.

· Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja.

· Meringankan tenaga dan pikiran pegawai.

b. Terhadap Prosedur Kerja

·  Mempercepat penyelesaian pekerjaan.

·  Menyederhanakan prosedur kerja / memperpendek mata rantau penyelesaian  pekerjaan.

·  Memperlancar pekerjaan.

·  Memperm

dah penyelesaian pekerjaan.

c. Terhadap Hasil Kerja

· Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor.

· Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan.

· Memenuhi standar mutu tertentu.

 .Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis pekerjaan.

2. Dampak Negatif

Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali, terutama yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya, yaitu sebagai berikut:

·  Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran.

· Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan tertentu.

· Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.

·  Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.

·  Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.

6 Macam Peralatan Kantor di Gedung Perkantoran Modern

6  Macam Peralatan Kantor di Gedung Perkantoran Modern - Apa saja peralatan kantor yang tersedia di gedung perkantoran modern jaman sekarang? Berikut beberapa peralatan kantor yang sering kita jumpai di kantor-kantor, baik di kantor pemerintah maupun swasta. Peralatan kantor ini bersifat wajib dimiliki oleh kantor, untuk menunjang kegiatan sehari-hari di kantor.

1. Komputer

Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut perintah yang telah diinputkan sebelumnya. Di era tahun 80-an, komputer merupakan peralatan kantor yang sangat jarang kita jumpai. 

Tetapi sekarang  komputer merupakan salah satu peralatan kantor utama yang wajib di miliki perkantoran modern. Semua jenis pekerjaan mulai dari pekerjaan surat-menyurat,  pengolahan data semuanya dapat dikerjakan dengan komputer.

2 . Printer

Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer, baik berupa teks, gambar, tabel, atau pun foto. Sebelum mencetak kita harus menyediakan kertas untuk printer dan nanti printer akan melakukan  pencetakan sendiri

Setiap kantor membutuhkan paling tidak  satu unit printer untuk mendukung pekerjaan cetak mencetak di kantor. Segala macam  dokumen perlu dicetak , misalnya faktur, slip, selebaran, notadansurat-suratlainnya. 
3. Mesin Fotocopy

Mesin fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin atau menggandakan kembali dokumen dengan menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik. Sebelum diciptakannya mesin fotocopy,dapat dibayangkan betapa sulitnya pekerjaan untuk membuat salinan dokumen.

Satu-satunya cara yang ditempuh adalah dengan menulis ulang kembali dengan tangan atau diketik ulang dengan menggunakan mesin ketik yang  dilapisi kertas karbon. Cara ini tidak praktis karena membutuhkan waktu yang lama untuk menggandakannya. Apalagi jika menggandakan beberapa puluh bahkan ratusan dokumen setiap hari.

Beberapa kantor melengkapi peralatan mesin fotocopy untuk memperlancar kegiatan penggandaan dokumen di kantor, dengan membeli mesin fotocopy kecil atau portable. Namun seiring dengan perkembangan teknologi, sekarang mesin fotocopy sudah dikombinasi dengan printer dan scanner dalam satu unit.

4. Scanner

Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan dulu pada layar monitor komputer,  kemudian baru dapat diubah atau  dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian baru disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

Hasil salinannya dapat di simpan dalam bentuk digital kedalam CD atau sebagai salah satu cara pengarsipan modern. Scanner juga merupakan peralatan wajib dimiliki di kantor yang sebagai bagian yang tidak terpisahkan.

5. Mesin Laminating

Mesin laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan  plastik atau film. Mesin Laminating umumnya jarang terdapat pada sebagian besar kantor. Kecuali kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, dan yang berhubungan dengan pembuatan Kartu Identitas. Misalnya untuk pembuatan KTP dan  sebagainya.

Namun terkadang juga dokumen-dokumen lain yang dianggap penting dilapisi dengan plastik menggunakan alat ini.

6. Mesin Ketik
Mesin ketik adalah suatu mesin  atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set tombol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada kertas.

Walaupun era kejayaan mesin ketik sudah berlalu, tapi sebagian besar kantor masih tetap menggunakan alat yang satu ini. Mesin ketik biasanya digunakan untuk mengetik berbagai jenis blangko atau kuitansi yang tidak bisa di tulis tangan, atau di ketik menggunakan komputer.
Update
Modem + Jaringan Internet
Tidak lengkap rasanya bila di gedung perkantoran modern tidak mempunyai jaringan internet sebagai peralatan kantor wajib, untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan sehari-hari. Umumnya jaringan internet di perkantoran pengadaannya dilakukan dengan sistem berlangganan dengan pihak ketiga sebagai penyedia jasa layanan intenet.

Baca juga : Kenapa saya membuat blog ini

Informasi apa saja yang berhubungan dengan tugas-tugas di kantor dapat di cari dengan mudah melalui internet. Misalnya tentang peraturan-peraturan kepegawaian terbaru bisa diunduh lewat situs-situs resmi pemerintah.

Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor

Perlengkapan Kantor memiliki peranan yang cukup penting bagi pekerjaan instansi, perlengkapan kantor yang baik, cukup jumlahnya, beraneka ragam jenisnya akan semakin mempermudah pekerjaan para pegawainya.
Contohnya saja, jika kita memiliki mesin printer pasti akan memudahkan kita untuk mencetak dokumen dikomputer tanpa harus pergi ke tempat rental komputer, contoh lainnya jika kita memiliki mesin fotocopy tentunya kita tidak perlu repot harus pergi ke tukang foto copy.

Berikut ini akan di jelaskan Jenis-jenis Perlengkapan Kantor yang sering digunakan pada suatu instansi.
1. Perbekalan kantor (office suplies)

(office suplies) yaitu benda-benda yang akan habis pemakainnya sehari-hari di kantor. Benda ini biasanya digunakan untuk kegiatan tulis menulis dan biasanya tidak tahan lama. Pengertian habis bukan berarti tidak ada bekasnya numun bisa masih ada tapi tidak dapat digunakan kembali.

contoh perbekalan kantor

a) Macam-macam kertas (HVS, Stensil, karton, dorslagh, karbon dll)
b) Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik.
c) Paper clip, jepitan kawat, staples.

perbekalan kantor

2. Peralatan kantor (office appliences) 

Adalah segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha. Misalnya alat-alat bukan mesin, atk. 

Contoh peralatan kantor adalah sebagai berikut.

a) Bak surat (desk try)

baki surat

b) Kalender meja (desk calender)
c) Mistar (ruler)
d) Pena (pen)
e) Tangkai pena (pen holder)

Pen holder

f) Gunting (shears)
g) Cap tanggal (band date)

band date

h) Bantalan cap (stamp pad)

stamp pad

3. Mesin-mesin kantor (office machine)

Segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara maknetik, elektronik dan mekanik. Contoh mesin-mesin kantor adalah sebagai berikut.

a) Mesin penghitung (calculating machine)

calculator

b) Mesin tulis (type writer)

manual type wryter

electric type writer

c) Mesin pengganda (reproducing machine)

Fotocopy

d) Mesin label (labeling machine)

labeling machine

e) Mesin penomor (numbering machine)

numbering machine

 f) Mesin-mesin komunikasi (pesawat kantor) misalnya telephone, fax, intercom.

Baca Alat Komunikasi Kantor

g) Mesin perekam misalnya tape recorder, dictaphone, transcriber.
h) Ohp, lcd.

ohp

lcd infocus

i) Komputer

Computer

4. Perabot kantor (office furniture)

Yaitu benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan yang kuat seperti kayu atau baja yang digunakan untuk pekerjaan tata usaha.
a. Meja kantor
Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya :

1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara.
2. Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya.
3. Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain.
4. Meja kantor ada beberapa jenis, dilihar dari ukuranya dan fungsinya jenis-jenis meja kantor adalah:

Ukuran Meja dan Fungsinya
Meja besar atau satu biro dengan ukuran p = 121,5 cm, l = 71 – 80 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh direktur.

meja 1 biro

Meja sedang atau meja ½ biro dengan ukuran p = 96,5 cm, l = 71 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh kepala bagian.

meja 1/2 biro

Meja biasa dengan ukuran p = 120 cm. l = 70 – 72 cm, t = 75 cm meja ini digunakan oleh pegawai biasa

meja biasa

Meja khusus sesuai dengan kegunannya juru tik, insinyur, desainer dll

computer desk

Meja rapat sesuai dengan jumlah peserta rapat kegiatan rapat atau pertemuan baik dalam jumlah besar maupun dalam jumlah kecil

meeting desk

b. Kursi.
Menurut Ralph Barnes kursi kantor yang baik harus memenuhi persyaratan antara lain :
a) Dapat diatur tinggi rendahnya.
b) Dibuat secara kokoh.
c) Disesuaikan dengan bentuk badan orang.
d) Mempunyai penyangga belakang.

kursi pimpinan

c. Lemari
Lemari di kantor dapat dibedakan berdasarkan kegunaanya, macam-macam lemari atau alat penyimpan di kantor antara lain:

1. Lemari-lemari warkat, lemari ini biasanya digunakan untuk menyimpan warkat atau dokumen yang belum difile atau belum disimpan.
2. Lemari rak, lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen seperti buku, laporan yang sudah dibundel atau dimasukan dalam odner.

lemari arsip

3. Lemari brandkas (cash box) lemari ini digunakan untuk menyimpan uang atau dokumen-dokumen penting dan surat berharga perusahaan.

cash box

4. Filling cabinet, alat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses dan dijadikan sebagai arsip perusahaan.

filling cabinet

5. Hiasan kantor (office ornament) 

Yaitu benda-benda kantor pada umumnya untuk menambah suasana menyenangkan di kantor. Berfungsi untuk menambah suasana indah di dalam kantor sehingga semangat kerja pegawai dapat meningkat, dengan adanya hiasan di kantor diharapkan dapat mengurangi stress pegawai sehingga kinerja meningkat.

Beberapa contoh hiasan kantor antara lain :
a) Bunga hidup atau pohon hidup.

flower in the vas

b) Lukisan-lukisan.
c) Akuarium
d) Lampu hias

lampu hias

6. Perabot kantor tempelan (office fixture) 

Yaitu perabot yang telah melekat menjadi satu dengan bangunan lain di kantor. Misalnya lemari yang telah menjadi satu dengan gedung, rak buku yang menempel di dinding.

lemari dalam dinding

7. alat bantu peraga 

Yaitu alat-alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dan pendengar misalnya tape recorder, LCD, televisi dll. Alat ini sangat penting ketika terjadi komunikasi antara penyaji dan pendengar untuk membantu meningkatkan pemahaman antar komunikan dan komunikator.
Beberapa contoh antara lain:
a) LCD, OHP.
b) Microphone

Microphone

c) Video, Televisi.

tv led

Perlengkapan kantor tersebut seharusnya dapat meningkatkan kinerja pegawai kantor di suatu instansi. Penggunaan perlengkapan kantor juga harus diperhatikan agar perlengkapan kantor tersebut tidak mudah rusak, sehingga akan menghemat pengeluaran suatu kantor. Untuk memilih peralatan kantor yang baik untuk suatu kantor ada baiknya simak penjelasannya pada artikel Cara Memilih Perlengkapan Kantor

MANAJEMEN PERKANTORAN

“PERLENGKAPAN PERKANTORAN”

A.    Pengertian perlengkapan kantor

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.  Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor.  Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan efisien.

Perencanaan kantor yang baik, memerlukan pertimbangan dalam memilih jenis-jenis perlengkapan kantor (office equipment) yang meliputi perbekalan kantor, mesin-mesin kantor, peralatan kantor, perabot kantor, interior kantor, atau hiasan kantor, berdasarkan urutan pekerjaan dan kecakapan yang diperlukan.  Oleh karena itu, pengetahuan kantor sangat penting sebagai dasar menyusun perencanaan kantor.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan kantor yaitu:

1. Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor;

2. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;

3. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;

4. Sebagai asset dan pelengkap kantor.

B. Jenis-Jenis Perengkapan Kantor

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak   maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

1.   Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

 a. Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai.  Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.  Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.

b.  Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.  Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.

2. Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

C. Istilah-Istilah Perlengkapan Kantor

Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut.

1. Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor.  Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama.  Misalnya: kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya.

2.  Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik.

3.  Peralatan kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.  Misalnya : peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).

4. Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.  Misalnya: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.

5. Perabot kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor.  Misalnya : lemari yang telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.

6. Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor.  Misalnya : gambar-gambar atau foto-foto, dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.

7. Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi.  Misalnya: interkom, telepon, faksimile, handphone, dan sebagainya.

8. Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar.  Misalnya:tape recorder, video tape recorder, televise, dan sebagainya.

Untuk lebih jelas, berikut beberapa uraian tentang berbagai istilah perlengkapan kantor.

1. Perbekalan tata usaha

a. Pengertian perbekalan tata usaha

Perbekalan tata usaha adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan organisasi.

b. Jenis-jenis perbekalan tata usaha

Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, bahwa segenap perbekalan tata usaha itu dikelompokkan ke dalam jenis-jenis barang sebagai berikut.

1)   Barang lembaran, misalnya kertas, karton, dan berkas.

2)   Barang bentuk lainnya, misalnya lem, karet penghapus, dan tinta.

3)   Alat tulis kantor (ATK), misalnya pensil, pulpen, dan cap nomor.

4)   Alat keperluan lainnya, missal alat pencabut jepitan kawat, mistar, dan bantalan cap.

5)   Mesin kantor, misalnya mesin tik, mesin hitung, dan mesin stensil.

6)   Perabot kantor, misalnya meja, lemari, dan peti besi.

7)   Perlengkapan lainnya, misalnya lampu permadani, kipas angin, dan AC.

Jadi, dengan menatausahakan berbagai barang perbekalan tersebut, terciptalah benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk warkat, formulir, laporan, surat, arsip, dokumen, buku, dan benda keterangan lainnya.

2. Mesin-mesin kantor

a. Pengertian mesin-mesin kantor

Sebagaimana telah dikemukakan di atas, mesin perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetic, atau secara kimiawi.

The Liang Gie menyatakan bahwa dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini, pekerjaan kantor dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat.

b. Macam-macam mesin kantor

Macam-macam mesin perkantoran sangat banyak dan tentu akan terus bertambah dan menjadi lebih canggih atau modern sejalan dengan kemajuan teknologi.  Adapun macam-macam mesin yang umum antara lain:

1) Mesin tik (typewriter);

2) Mesin dikte (dictating machine);

3) Mesin hitung (calculating machine);

4) Mesin keperluan surat-menyurat (mailing equipment);

5) Mein pengganda warkat (duplicator/copier);

6) Mesin komunikasi (communication equipment).

Perangkat mesin yang telah memasuki kantor-kantor modern ialah komputer.  Computer dapat melakukan pengolahan aneka data dan prosesor perkataan untuk melakukan produksi berbagai warkat, yang semuanya itu secara serba otomatis dan luar biasa cepat.

3. Peralatan kantor

a. Pengertian peralatan kantor (office equipment/office supplies)

Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.  Menurut The Liang Gie, “Peralatan kantor (office supplies) adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaanya sehari-hari oleh pegawai tata usaha”.  Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.”  Jadi, peralatan atau media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu.

b.-macam peralatan kantor

Peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin  kantor (office supplies) dan alat-alat bukan mesin.

1)  Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing  Well dan Robinson yaitu:

a) Bak surat (desk tray);

b) Kalender meja (desk calendar);

c) Mistar (ruler);

d) Pena (pen);

e)  Tangkai pena (pen holder);

f)  Pensil (pencil);

g)  Pensil berwarna (colored pencil);

h)  Penghapus pensil (eraser);

i)   Kertas-kertas isap (blotters);

j)   Gunting (shear);

k)  Penjepret kawat (stapler);

l)   Bak untuk jepitan-jepitan kertas (tray for paperclips);

m) Bak untuk jarum-jarum (tray for spins);

n)  Bak untuk karet-karet gelang (tray for rubber bands);

o)  Berkas-berkas jepitan (binders);

p)  Cap tanggalan (band dater);

q)  Bantalan cap (stamp pad);

r)  Blangko-blangko formulir permintaan keperluan tulis-menulis (stationery requisitions).

2) Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor yaitu:

a)  Mesin kartu berulang (punched card machines);

b)  Mesin jumlah (adding machines);

c)  Mesin hitung (calculating machines);

d) Mesin tulis (typewriter);

e) Mesin pengganda (reproducing machines);

f) Mesin label (labeling machines);

g) Mesin pembuka sampul surat (letter openers);

h) Mesin penomor (numbering machines);

i)  Mesin penghimpun lembar stensil (collator);

j)  Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul (folding machine and mail inserter);

k) Mesin perekam (tape recorder, dictaphone, transcriber);

l) OHP (over head Projector);

m) Mesin fotokopi.

4. Perabot kantor

a. Pengertian perabot kantor

Perabot kantor, dalam bahasa inggris disebut office furnishings atau office furnitures, adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.

Drs. The Liang Gie, dalam bukunya Kamus Administrasi Perkantoran, mengemukakan bahwa perbekalan kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di tempat.

Perabot-perabot umumnya dipergunakan sebagai alas tempat kerja atau ruang tempat penyimpanan, seperti meja tulis atau lemari arsip.

b. Macam-macam perabot kantor

Dua macam perabot kantor yang pasti dimiliki dan paling banyak dipergunakan di setiap kantor yaitu meja tulis (termasuk pula meja tik) dan kursinya.  Oleh karena itu, meja dan kursi kerja perlu mendapat penelahaan secukupnya terutama mengenai segi ukuran, bentuk, dan pertaliannya dengan luas lantai yang perlu disediakan.

Panjang          : 180 cm

Lebar              :   78 cm

Tinggi             :   72 cm

Macam-macam perabot yang paling utama untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor antara lain:

1)  Meja tulis, meja mesin tik, dan computer;

2)  Kursi;

3) Lemari yang dapat dikunci;

4) Rak buku/arsip;

5) Box, peti kayu.

5. Interior kantor atau hiasan kantor

Salah satu faktor yang tidak kalah pentingnya dalam perbekalan kantor ialah interior kantor. Interior atau hiasan dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Lingkungan atau ruangan kantor yang dihiasi dengan hiasan yang menarik ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor.

Dengan demikian, perbekalan kantor yang berkaitan dengan interior, diantaranya:

a. Hiasan atau lukisan dinding (gambar atau lukisan);

b. Bunga-bunga;

c. Akuarium;

d. Lampu-lampu hias;

e.  Kolam;

f.  Taman;

g. Benda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor.

6. Pesawat kantor

  a. Pengertian pesawat kantor

Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, saat ini komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan atau mesin komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi, akan membuat komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien. Peralatan atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor. Jadi, pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan sendiri maupun dengan lingkungan di luar kantor.

                  Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor di antaranya sebagai berikut:

1) Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien;

2) Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luar kantor;

3) Meningkatkan produktivitas kerja;

4) Mempercepat proses pekerjaan.

b. Jenis-jenis pesawat kantor

Jenis-jenis atau macam-macam pesawat komunikasi di antaranya sebagai berikut.

1)      Interkom;

2)      Telepon;

3)      Handphome;

4)      Switch board;

5)      Loudspeaking telephone;

6)      Telephone autolering machine;

7)      Dictaphone;

8)      Teleks;

9)      Faksimile.

7. Alat bantu peraga (audio visual aids)

Guna membantu memperlancar komunikasi yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan, diperlukan alat bantu. Seseorang perlu memahami dan hendaknya dapat memilih alat bantu yang dibutuhkan sesuai dengan sasaran yang diinginkan.

a. Pengertian alat bantu peraga

Audio visual aids atau alat bantu peraga terdiri atas tiga kata yang masing-masing memiliki makna tersediri.

Audio  : berasal dari kata audible yang berarti kedengaran. Kemudian, Istilah audio ini dapat diartikan sebagai pengalaman dari hasil pendengaran.

Visual: berasal dari kata visible yang berarti kelihatan. Kemudian, istilah ini dapat diartikan pengalaman-pengalaman dari hasil penglihatan.

Aids :  berarti bantuan.

Dari uraian tersebut, dapat diartikan bahwa audio visual aidsatau alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar/peserta yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan praktik, melaluui penggunaan alat-alat peraga tersebut.

b.Fungsi alat bantu peraga

Fungsi alat bantu peraga yaitu:

1) Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian (presentasi);

2) Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam;

3) Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan;

4) Menimbulkan perhatian;

5) Mendorong untuk berpikir dan bertindak;

6) Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan lancar dan mudah.

c. Maksud dan tujuan penggunaan alat bantu peraga

Adapun maksud dan tujuan dari penggunaan alat bantu peraga yaitu:

1)  Membantu penyempurnaan metode penyajian/presentasi sehingga didapatkan cara komunikasi yang efektif;

2) Menimbulkan perhatian untuk memberikan variasi pada cara penyajian, sehingga tidak menimbulkan kebosanan;

3) Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama;

4) Menghemat waktu selama pertemuan berlangsung.

d. Ruang lingkup alat bantu peraga

Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas, maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra yaitu:

1)  Tape recorder;

2) Video tape recorder;

3) Radio;

4)  Televisi, dan lain-lain.

Adapun alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu:

1) Slide projector;

2) Film strip;

3) Movie film;

4) Opaque projector;

5) Over head projector (OHP).

Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu:

1)  Chalk board;

2)  Flip chart;

3)  White board;

4) Flannel graph;

5) Grapik;

6) Formulir;

7)  Buku

D. Keuntungan penggunaan mesin kantor atau perlengkapan kantor antara lain;

1.   Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

2.  Menghemat tenaga dan waktu.

3.  Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan.

4.  Memudahkan pengawasan.

5.  Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

6.  Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

7. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

8. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

Kerugiannya yakni;

1. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.

2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

3. Selit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

4. Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.

5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.