Teknologi Perkantoran

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

A.      Pengertian Teknologi Perkantoran

Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia.

Teknologi perkantoran itu sendiri adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan tugasnya dalam kegiatan administrasi ( Tedja Purnama, 1989;1). Kegiatan tersebut antara lain seperti mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.

Dari pengertian diatas kita dapat mengetahui bahwa teknologi perkantoran berkaitan dengan penggunaan peralatan dan mesin mesin atau teknologi untuk membantu manusia dalam melaksanakan perkerjaan administrasi yang dilakukan dikantor. 

B.       Perkembangan Teknologi Perkantoran dan Pengaruhnya 

Peralatan dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntunan perkembangan zaman dan teknologi yang ada , contoh sederhana yang cukup jelas misalnya dibidang penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat yang dipakai adalah mesin tik dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai menggunakan mesin fotocopy dan computer yang canggih, yang dapat mengirimkan data dari satu tempat ketempat yang lain bahkan dengan kemajuan internet pengiriman data dapat dilakukan dengan jarak yang berbeda dan mungkin juga antar Negara. Kemajuan dan kompleksitas teknologi perkantoran sedikit banyak akan membawa dampak terhadap pekerjaan itu sendiri, prosedur kerja maupun terhadap pekerjaan itu. Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya.

a.    Dampak positif terhadap ketenagakerjaan yaitu: 

·       Peningkatan mutu tenaga kerja 

·       Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja 

·       Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja 

·       Meringankan tanaga dan pikiran pegawai 

·       Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu 

·       Mempercepat penyelesaian pekerjaan 

·       Mempermudah menyelesikan pekerjaan 

·       Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor 

·       Mempertinggi jumlah hasil perkerjaan 

·       Memenuhi standar mutu tertentu 

·       Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor 

b.    Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketengakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut :

·       Megurangi penggunaan tenaga kerja dan barakibat menambah pengangguran 

·       Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterapilan tertentu 

·       Menimbulakan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan 

·       Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya 

·       Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya. 

OTOMATISASI PERKANTORAN

A.      Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada orang yang berbeda di dalam maupun diluar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikkan proses pelaksanaan pekerjaan. Otomatisasi merupakan penggunaan mesin-mesin untuk menjalankan tugas fisik perkantoran yang dilakukan oleh manusia.

B.       Tujuan Otomatisasi Perkantoran

1.      Penggabungan dan penerapan teknologi

2.      Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor

3.      Otomatisasi memberikan kemampuan Pemecahan masalah kelompok

4.      Otomatisasi adalah pelengkap dalam perkantoran, bukan pengganti

5.      Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan

6.      Meminimalkan biaya dan waktu

7.      Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

C.      Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

1.      Word Processing

Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

2.      Electronic Mail / E-mail

Electronic Mail dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvesional.

3.      Voice Mail

Voice Mail hampir sama dengan Electronic Mail. Perbedaannya ketika akan mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

4.      Electronic CalendaringElectronic Calendaring merupakan penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

5.      Audio Conferencing

Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

6.      Video Conferencing 

Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.

7.      Computer Conferencing

Merupakan penggunaan jaringan computer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

8.      Facsimile Transmission

Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.

9.      Video Text

Merupakan penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt.

10.  Image Storage and Retrieval

Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11.  Desktop Publishing

Desktop Publishing merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter

D.      Fasilitas Dalam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Teknologi Perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut :

a.    Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu :

§  Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

§  Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.

b.    Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya, yaitu :

§  Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.

§  Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.

c.    Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu :

§  Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya; 
- Mesin tulis                        - Mesin dikte

-   Mesin penomor                - Asahan pensil

E.       Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Otomatisasi Perkantoran  

a.     Kelebihan Penggunaan Otomatisasi Perkantoran  

ü Meningkatkan Produktifitas Kerja

ü Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Tenaga

ü Alur Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat

b.    Kerugian Penggunaan Otomatisasi Perkantoran  

ü Menjadi Ketergantungan akan teknologi

ü Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh system OA

ü Banyaknya ahli-ahli komuter yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti pencurian data rahasia

VIRTUAL OFFICE ( KANTOR MAYA)

A.      Pengertian Virtual Office

Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di manapun saat itu pegawai berada. Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya, yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik.

Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro dan peralatan komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya istilah telecomutting diperkenalkan karena kelihatannya hal itu merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (comutte) ke tempat kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan komputer seperti progamer sistem, yang menyadari bahwa mereka dapat menciptakan perangkat lunak di rumah sama seperti di kantor.

B.       Keuntungan Kantor Maya

Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkan beberapa keuntungan, sebagai berikut:

1.      Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

2.      Pengurangan biaya peralatan, dari pada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.

3.      Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya.

4.      Beberapa anggota tim virtual tidak perlu datang ke tempat kerja,

5.      Memungkinkan perusahaan mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa batasan geografis. Geografis memanglah bukan kendala dalam Virtual Office ini.

6.      Pekerja menjadi lebih fleksibel. Karyawan hanya duduk dan saling berkomunikasi di waktu yang sama, meskipun tanpa tatap muka.

C.      Kerugian Kantor Maya

Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu melakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya, antara lain:

1.      Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

2.      Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu.

3.      Semangat kerja yang rendah, sejumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai.

4.      Kesulitan dalam mengelola kinerja tim. Karena tidak adanya tatap muka, jadi pembentukkan susunan kinerja juga menjadi kendala. Termasuk dalam pengeleloaannya.

5.      Kesalahah pahaman dalam komunikasi. Komunikasi yang tidak adanya interaksi sosial, juga dapat menjadikan sebuah masalah bagaimana menyikapi terhadap sesuatu. Terjadi perbedaan sudut pandang, jadi wajar saja jika dalam organisasi maya ini terjadi salah paham.

6.      Bekerja pada sebuah proyek melalui virtual workspace menyebabkan kurangnya visibilitas proyek.

7.      Kesulitan menghubungi anggotan lain ( pesan instan). Pesan yang di sampaikan selalu berbau instan dan jarang untuk bertatap muka.

8.      Perbedaan zona waktu. Perbedaan waktu juga harus di perhatikan dalam organisasi maya ini geografi memang tidak masalah, tapi dari segi waktu harus diperhatikan.

JENIS-JENIS MESIN KANTOR

1.     Mesin Ketik Manual

Adalah mesin yang pertama yang digunakan untuk mencetak kata.

Merupakan mesin ketik pertama yang digunakan dalam kegiatan perkantoran mesin ini digunakan tanpa memerlukan listrik

Jenis-jenis mesn ketik manual:

·           Standar yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13 sampai dengan 27. Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas double folio.

·           Semi standar yaitu mesin tik berukuran 13 mesin tik ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan dengan menggunakan kertas berukuran ½ kali folio

·           Portable yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran 9 ½ hingga 10. Mesin ini akan dianggap sangat praktis karena terbentuknya yang mudah dibawa kemana-mana

2.    Mesin Ketik Elektronik

Adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik

Mesin ketik ini memiliki cirri-ciri sebagai berikut:

·      Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

·      Komponen dan cara kerja mesin mekanis

·      Tulis-tulisannya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar

Jenis huruf-huruf mesin tik elektrik antara lain

·      Mesin tik elektrik dengan system huruf  batang

·      Mesin tik elektrik dengan system huruf  bola

3.    Mesin Hitung Manual

Mesin jumlah manual adalah mesin yang dapat menghitung perkalian yang sederhana tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga untuk mencapai hasilnya relatif lama. Mesin jumlah manual termasuk salah satu jenis mesin hitung karena berupa mesin yang dipergunakan untuk menghitung angka-angka.

Jenis-jenis mesin hitung :

v Menurut kemampuannya dibedakan menjadi:

a. Mesin jumlah : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi dan mengalikan sederhana.

b. Mesin hitung : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi, mengalikan, membagi.

v Menurut tenaga penggeraknya dibedakan menjadi:

a.    Mesin hitung tangan : mesin hitung yang digerakkan dengan tangan (tenaga manusia), dilengkapi dengan engkol.

b.     Mesin hitung listrik : mesin hitung yang digerakkan dengan tenaga listrik.

v Menurut cara kerja dan komponen mesinnya dibedakan menjadi:

a.    Mesin hitung mekanik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.

b.    Mesin hitung elektronik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya terdiri dari elemen elektronik, berupa rangkaian kabel-kabel, tidak saling bergerak, biasanya digerakkan dengan tenaga listrik atau batere.

v Menurut jumlah kunci-kuncinya dibedakan menjadi:

a.    Mesin hitung berkunci sepuluh : mesin yang jumlah kuncinya tidak begitu banyak. Pada papan kunci terutama berisi tuts angka 0 samapi 9.

b.    Mesin hitung berkunci penuh : mesin hitung dengan kunci / tuts pada papan kunci jumlahnya banyak sehingga tampak memenuhi papan tuts tersebut.

v Menurut penyajian hasilnya dibedakan menjadi:

a.    Mesin hitung pencetak : mesin hitung yang mencetak angka-angkanya pada kertas hitung / kertas roll.

b.    Mesin hitung tidak mencetak : mesin hitung yang tidak, mencetak angka-angkanya pada kertas hitung

4.    Mesin Penjilid

1.    Mesin pejilid dapat dibedakan menjadi :

v Menurut jenisnya dapat dibedakan atas:

a.    Mesin penjilid buku yang bentuknya lebih besar dipergunakan untuk menjilid buku-buku dalam jumlah besar.

b.    Mesin penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk menjilid laporan dengan pejepit plastik atau kawat spiral.

v Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:

a.    Mesin penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan.

b.    Mesin penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga listrik.

2.    Ciri-ciri mesin penjilid

v Penjilidan menggunakan plastik berbentuk spiral dengan hasil jilidan menyerupai album foto.

v Bagian tepi kertas laporan yang akan dijilid diberi lubang-lubang lebih dahulu.

v Tenaga penggerak tangan

v Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.

3.     Cara kerja mesin penjilid

v Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.

v Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan kedalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi.

v Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.

4.     Cara pemeliharaan mesin penjilid

v Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.

v Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihakan.

v As dan per mesin sesekali diberi pelumas.

5.    Macam-macam plastik penjilid yaitu:

v Plastik penjilid bulat

v Plastik penjilid oval

v Plastik penjilid punggung sempit.

KLASIFIKASI PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR

A.      Macam Peralatan Kantor di Gedung Perkantoran Modern

Peralatan ini bersifat wajib dimiliki oleh sebuah kantor untuk menunjang kegiatan sehari-hari didalam kantor.

1.    Komputer 

Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut perintah yang tekah diinputkan sebelumnya. Zaman sekarang komputer merupakan salah satu peralatan utamadalam perkantoran modern.

2.    Printer 

Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer  baik berupa teks, gambar, tabel ataupun foto.

3.    Mesin Fotocopy

Mesin Fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin atau menggandakan  kembali dokumen sengan menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik.

4.    Scanner

Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotocopy. Hasil dari scanner ditampilkan dulu pada layar monitor  computer, kemudian dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga hsilnya lebih bagus.

5.    Mesin Laminating

Mesin Laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastic atau film. Mesin ini biasanya ada pada kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, pembuatan kartu identitas, misalnya KTP, SIM.

6.    Mesin Ketik

Mesin Ketik adalah suatu mesin atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set timbol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada kertas.

B.       Perlengkapan Perkantoran

1.    Pengertian perlengkapan kantor

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.  Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor.  Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan efisien. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan kantor yaitu:

o  Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor;

o  Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;

o  Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;

o  Sebagai asset dan pelengkap kantor.

2.    Jenis-Jenis Perengkapan Kantor

a.    Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

ü Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai.  Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.  Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.

ü Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.  Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.

b.    Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

3.    Istilah-Istilah Perlengkapan Kantor

Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut.

1. Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor, benda tersebut tidak tahan lama. Misalnya: kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya.

2.  Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik.

3.  Peralatan kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.  Misalnya : peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).

4. Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.  Misalnya: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.

5. Perabot kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor.  Misalnya : lemari yang telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.

6. Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor.  Misalnya : gambar-gambar atau foto-foto, dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.

7. Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi.  Misalnya: interkom, telepon, faksimile, handphone, dan sebagainya.

8. Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar.  Misalnya:tape recorder, video tape recorder, televise, dan sebagainya.